ניהול זמן בכיף: המדריך האולטימטיבי לניהול זמן ומשימות בעסק (ובחיים עצמם)

ניהול זמן הוא אחד הדברים החשובים שעלינו ללמוד כבעלי עסק. זו מיומנות חשובה ומרכזית שמשפיעה לא רק על הרווחה האישית שלנו, אלא גם על ביצועי העסק והיכולת שלנו לנהל אותו. סוגיית ניהול הזמן חוזרת שוב ושוב בעבודה שלי עם יזמים ובעלי עסקים עצמאיים, שמתקשים לנהל נכון את הזמן העומד לרשותם. זה יכול להיות קושי בחלוקת תשומת הלב, במשימות שנופלות בין הכיסאות, בגלישה של שעות העבודה אל תוך החיים הפרטיים עד מחיקתו המלאה של הזמן הפנוי ועוד ועוד.

למרבה המזל, ניהול זמן תחום נחקר ונלמד לעומק, גם על ידי גופים מקצועיים בעולם ובישראל, וגם על ידי מחקרים אקדמיים, שבודקים זוויות שונות, מציגים בעיות ואתגרים, ובחלקם גם מציעים פתרונות ודרכים להתמודדות עם סוגיית ניהול הזמן הפרטי והעסקי גם יחד.

אז פנו לעצמכם קצת זמן וקראו את הטיפים המובאים כאן. אם תיישמו אותם – במלאם או בחלקם – תוכלו לחסוך זמן, לנהל את המשימות שלכם בצורה יותר טובה, ולפנות עומס רגשי וטכני מהיומיום שלכם.

מה זה בעצם ניהול זמן?

יש איזה דיסוננס בין שתי המילים האלו – ניהול וזמן. הזמן הוא הרי משהו שנע מעצמו, בקצב קבוע, וגם אם ממש נתאמץ (ומי לא רוצה לעשות את זה, לפעמים?) לא נוכל להזיז לאחור את מחוגי השעון, או לגרום להם לנוע מהר יותר קדימה. הזמן הוא הרי קבוע פיזיקלי, שלא תלוי ברצונות שלנו או במשימות שלנו, אז איך אפשר להתחיל בכלל לדבר על "לנהל" אותו?

זו הנקודה הראשונה והחשובה מכולן. אתם לא נלחמים בזמן, ואתם גם לא מנהלים את הזמן. אתם מנהלים את עצמכם. צריך לשחרר את החשיבה הזו של "ניהול זמן" ולהתמקד בניהול עצמי שלכם, בפיתוח יכולת להפריד בין עיקר לטפל, ובעיקר בשמירה על סדר וארגון. כמי שסובל (אבל גם מאוד נהנה) מהפרעת קשב, זה שלב מאוד מאתגר עבורי, אבל אם אני מצליח לעמוד בו יפה, רוב הזמן, גם אתם בטוח יכולים.

ניהול זמן הוא בעצם ניהול עצמי

הנה תובנה משמעותית שלקח לי קצת זמן (סטגדיש!) להגיע אליה: ניהול זמן הוא למעשה ניהול נכון שלי את עצמי. את הזמן אי אפשר לנהל – הוא מתנהל מעצמו יפה מאוד, הוא עשה את זה לפנינו ויעשה את זה גם אחרינו. את עצמנו, בתוכו, קצת פחות. אני חושב שאם אנחנו משנים את הגישה ובמקום לחפש טכניקות לניהול זמן נתחיל לחפש שיטות טובות יותר לניהול עצמי, הכל יהיה הרבה יותר אפקטיבי ופשוט.

אם תסתכלו סביבכם, תראו שיש אנשים שיודעים לנהל את עצמם לא רע, ולהסתדר עם הזמן שעומד לרשותם כדי למלא את אותו מספר מטלות כמו אנשים אחרים. אולי אפילו יותר. הזמן שלהם, וזו הבטחה באחריות, זז באותו הקצב בדיוק. מה שמשתנה זה הם עצמם. יש משהו בדרך שבה איש א' (זה שעומד במשימות שהגדיר) מתנהל, באופן כזה שמאפשר לו להגדיר משימות, לקבוע אותן בלו"ז, וליישם אותן. וזה מביא אותי לנקודה הבאה לגבי ניהול זמן וניהול עצמי – הכל מתחיל בארגון הפנימי שלנו.

ניהול זמן מתחיל בארגון פנימי

נקודה כואבת נוספת של ניהול הזמן שלנו היא הבלאגן שקורה לנו בראש, בחיים, על שולחן העבודה, בתיקיית המסמכים, במיילים. אין לי כאן חדשות טובות או נוסחות פלא עבורכם. אתם פשוט צריכים להפשיל שרוולים ולעשות סדר בדברים. כמובן שכדאי לכם לכתוב תוכנית עבודה מסודרת לפי חודש/רבעון/חציון/שנה (הנה מדריך מצויין שמסביר איך לעשות זאת). אבל לפני זה, יש כמה דברים קצת פחות שאפתניים ויותר קלים שתוכלו לעשות.

למשל, אם המייל שלכם הוא כלי עבודה מרכזי – אך הוא מלא ועמוס לעייפה בפניות שטרם עניתן עליהן ורק נערם ונערם בדברים – פנו לעצמכם חצי שעה, שעה, ועשו סדר יסודי. אתם לא חייבים לפנות את התיבה לחלוטין, גם סדר ראשוני (נניח, של המיילים מהשבוע / חודש האחרון) ישנה את התמונה ויעזור לכם להתארגן יותר על הלו"ז שלכם.

בשלב הבא קבעו לעצמכם שיטת עבודה בנוגע למייל. תייקו את המיילים הנכנסים מייד עם הגיעם – על ידי כלל אוטומטי או ידנית, אחד אחד – לפי חשיבות, תיקייה מתאימה, תגית וכו'. יש המון דרכים, ואני גיליתי שאף אחת לא יעילה כמו הכלל הכי פשוט: לעשות את הדברים כמה שיותר מהר, ולא לדחות אותם לאחר כך.

אל תתבאסו אם אחרי הסדר היסודי התיבה שלכם תיראה שוב כמו הגיהנום אחרי כמה שבועות או חודשים. גם לי זה קורה, ואז אני פשוט מוצא את הזמן לעשות שוב פעם את הסדר הזה. למדתי שאני, אישית, לא יכול 'לאלף' את עצמי להיות 100% מסודר, 100% מהזמן. אז אני מחכה לימים שבהם אני כן במוּד של ארגון פנימי, ומשתמש בהם כדי לנקות את השטח לימים האחרים, שבהם אני קצת מפוזר וקצת מבולגן.

צרו דפוסי עבודה קבועים והקפידו עליהם

כדאי לכם למפות דפוסי עבודה שחוזרים על עצמם בעסק שלכם, ולהכניס אותם לאיזו שיטתיות קבועה. אתן לכם דוגמה מהחיים הפרטיים שלי. שמתי לב שלוקח לנו הרבה זמן למיין את הכביסה לפני שהיא נכנסת למכונה. בגדים כהים, בגדים בהירים, עדינים יותר ופחות. הפתרון שלי היה – שלושה סלי כביסה: אחד לכביסה כהה, שני לבהירה, ושלישית ל"מיוחדים". קנינו סלי כביסה זהים, שכל אחד מהם מכיל כמות של מכונה אחת. ברגע שהסל מלא או קרוב לשם – אנחנו עושים כביסה. שלב המיון מתבטל, ובמקומו מקבלים "מיקרו מיונים". במקום לזרוק את הכל לסל אחד, אנחנו מניחים את הכביסה בסל המתאים מראש, וחוסכים לעצמנו את השלב המעצבן של המיון והסידור. לא תאמינו כמה זמן (וטעויות, ותסכול) זה חסך לנו.

את אותה דוגמה אפשר להחיל כמעט על הכל: על תיבת המייל ועל מגש המסמכים, על הפניות הנכנסות מלקוחות ומתעניניים וכדומה, כיד הדמיון הטובה עליכם.

אל תתקינו תוכנות לניהול הזמן

לא יודע מה אתכם, אבל אני גיליתי שבכל פעם שאני מתקין לי איזו תוכנה או אפליקציה לניהול הזמן או/ו המשימות, אני רק מבזבז יותר זמן. לי – אישית – זה לא באמת עובד. יש כמה דברים קטנים שאני נעזר בהם, כמו הקלנדר (תכף אגיע אליו). ברבות השנים ניסיתי אינספור אפליקציות לניהול זמן אבל עם אף אחת מהן לא באמת הסתדרתי לאורך תקופה ארוכה. באיזשהו שלב זה הפך להיות מייגע ולא אפקטיבי, וברגע שהתחלתי להעביר משימות מיום ליום או לגרור משימות מעיקות – זה הפך למסתכל ואפילו מטריד.

לכן אני מעדיף למקד את הזמן והאנרגיות שלי במקום אחד, במקרה שלי, הלו"ז והקלנדר, וזו הדרך היעילה ביותר מבחינתי לניהול זמן נכון ואפקטיבי – ליצור לו"ז ולהיצמד אליו.

כדאי לצפות בהדרכה של נועה פלדמן על ניהול זמן ומשימות בעסק הקטן (ניתן להירשם ולצפות ללא תשלום).

צרו לעצמכם לו"ז והילחמו עליו. בשיניים, אם צריך

עוד משהו שכדאי מאוד להקפיד עליו, הוא יצירת לו"ז מסודר "שינהל" לכם את הזמן בצורה קשיחה. אני משבץ כמעט כל דבר בלוח השנה שלי, כך שהקלנדר של גוגל הוא ידידי הטוב. הוא מזכיר לי פגישות ואירועים, מנדנד לי על מפגשים ומשימות, ועוזר לי לעשות (קצת יותר) סדר ביומיום העמוס לעייפה.

זה לא מספיק ליצור יומן, צריך גם לשמור עליו. זה אומר שאתם לא מזיזים כלום, אלא אם אתם ממש חייבים. יש לכם משימה כמו "לכתוב פוסט לבלוג", ואין לכם חשק לעשות את זה כשמגיעה שעתה? תתמודדו. חרקו שיניים, ועשו זאת. אל תתנו לדחיינות לנצח, ולמדו את עצמכם לנהל את הזמן שלכם בצורה קשיחה.

אני מזכיר לעצמי ש"טל של אתמול חכם יותר מטל של היום". וזה באמת ככה: כשאני מתכנן את הלו"ז שלי – וכאן כדאי לעשות את זה כמה שיותר זמן מראש – אני בונה אותו לפי חשיבה וארגון פנימיים רציונליים. בזמן אמת, אני חשוף יותר לשינויים רגשיים (תסמונת "ואם ביום ראשון לא בא לי"). אני סומך על הטל-ההוא שיעזור לטל-הנוכחי להתמודד עם המשימה. אם שמתי משהו משהו במקום מסויים בלו"ז שלי, כנראה שיש הגיון מאחורי זה.

אל תזיזו משימות מיום ליום – אלא לשבוע הבא

יש לי הרגל מגונה מאוד (שלפי מה שראיתי, גם אחרים סובלים ממנו): להזיז משימה מיום ראשון לשני, משני לשלישי וכן הלאה. אם לא הייתי עוצר את עצמי, הייתי גורר משימות מ-1999 אל תוך המיליניום החדש. שמתי לב שכאשר אני "מעניש" את עצמי ע"י הודאה בסוג של כישלון ומזיז את המשימה בשבוע, אני מתייחס אליה יותר ברצינות כשתורה מגיע. בינינו, הרי אדחה אותה גם ככה מיום ליום, לפעמים לשלושה ארבעה ימים, לפעמים לחודש (בחיי, גם זה כבר קרה לי). לעומת זאת, אם אני מזיז אותה לשבוע, ויודע שאם לא אעשה אותה בזמן שקבעתי היא תידחה – אבל באמת תידחה – אני מתייחס אליה ברצינות. ואם כבר מדברים על שיקולי ניהול זמן, הנה משהו שכדאי לקחת בחשבון: תעדוף הוא מילת המפתח. הרי אם המשימה לא מספיק חשובה, אני יכול לוותר עליה כליל או פשוט לדחות אותה. אבל ברוב המקרים, אני אתעקש (עם עצמי) לבצע אותה בזמן שקבעתי. נסו ותסבלו (או תיהנו).

סגרו "בלוקים" בלו"ז

טריק מעולה שעובד לי ברוב המקרים. אני משריין לי זמן קבוע בלו"ז עבור משימות מסויימות. חמש שעות של עבודה בכיף בסטודיו. שעתיים של ארוחת צהריים (הכנה, אכילה, הכנסת הכלים למדיח). יום שלם של ייעוצים עסקיים. שעה של מיילים אישיים בכל יום. וכו'. כשיש לי "בלוק" סגור של זמן אני מקפיד יותר לעשות דברים ספציפיים שמתאימים לו – ללמוד, ליהנות, לעבוד.

בתחום העבודה, אני יוצר בלוקים לפי פרוייקטים או לקוחות. "5 שעות עבודה על התוכנית העסקית של X" או "שעתיים (כולל שיחת טלפון של שעה) עם Y". בחיים הפרטיים, אני משריין זמן כללי – "גינה", "סטודיו" או "כיף, כיף, כיף". כל יחידת זמן מתנהלת כמו כל השאר: אם פספסתי אותה, היא לא זזה ביום אחד קדימה – אלא זזה, בחתיכה אחת, לשבוע הבא. ניהול זמן מהסוג הזה גורם לי לחשוש מלפספס את המשימה ולהתעקש למלא אותה במלאה כפי שהתכוונתי ביום שבו תכננתי אותה.

דוגמאות לבלוקים לבעלי עסקים: 5 שעות של כתיבת הצעות מחיר בשבוע. 3 שעות מרוכזות בשבוע בדואר. יום שלם של שיחות טלפון. שעה של סידור הניירת המשרדית. יום אחד, פעם בחודשיים, של עבודה על הדו"ח למע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי. וכן הלאה.

זרקו את הטלפון הנייד לפח

לא באמת. אל תזרקו אותו. אבל כן למדו להניח אותו בצד לשעה, שעתיים, שלוש. צרו לעצמכם "זמן נטול סלולר", לפחות פעם או פעמיים בשבוע. בדקו מה אתם מרגישים בלעדיו. התייחסו לרגשות שצפים בכם, ולחוויית ה"ניתוק". למכורים הקשים אני ממליץ להתחיל בלשים אותו על שקט, הפוך, לידכם, ולהיות עירניים לכל פעם שהעין שלכם "קופצת" אליו.

סגרו את כל הטאבים הפתוחים בדפדפן כשאתם עובדים על משהו ספציפי

לא תאמינו כמה זה עוזר. כשאני עובד על משהו (למשל: הפוסט הזה), אני סוגר את *כל* הטאבים הפתוחים. זהו ניהול זמן פשוט אבל אפקטיבי: ככה אני לא מתפתה לראות מי כתב לי מייל, מי שלח לי הודעה בפייסבוק, מי קורא לי במסנג'ר, מי מנדנד לי בוואטסאפ. לחצי שעה, שעה, אני לבד עם המסמך. אני אפקטיבי יותר, מהיר יותר, ומרוכז יותר.

סיכום מזורז למי שאין זמן לקרוא את הכל:

1. אל תנהלו את הזמן, נהלו את עצמכם.
2. נקו את השולחן לפני שאתם יוצאים לדרך.
3. היצמדו ללו"ז שלכם ואל תכניסו בו שינויים.
4. אל תדחו כלום למחר. אם אתם ממש חייבים – הזיזו דברים שבוע קדימה.
5. אל תעבדו לפי משימות, עבדו לפי "בלוקים" של משימות.
6. מצאו את הכלי (רצוי אחד) שמתאים לכם. אני ממליץ על יומן פשוט וטוב.
7. אל תשכחו לשתות הרבה מים.

אשמח לשמוע מכם עצות ורעיונות לניהול זמן. מה השיטה שלכם? איזה טריקים גיליתם או המצאתם? איפה אתם מסתדרים והיכן קצת פחות? מוזמנים לפרסם את השיטות שלכם לניהול הזמן בקבוצת הפייסבוק שלי, "אסטרטגיה שיווקית בכיף".

לסיום, הנה הרצאה מוצלחת שהעביר יובל פלס במסגרת מפגשי #זוםעל לחברי קבוצת אסטרטגיה שיווקית בכיף. קחו את הזמן לצפות בה ולרשום לעצמכם הערות. המשובים שקיבלנו בעקבות ההרצאה היו נהדרים, והיא עזרה לאנשים רבים – ואולי גם לכם – ללמוד קצת יותר על ניהול זמן, ניהול עצמי, וכל הדברים הכל כך חשובים לעצמכם ולעסק שלכם.