הקמת עסק חדש: רישום ודיווח למס הכנסה

לאחר שרשמתם את העסק שלכם במשרדי מע"מ (הנה מדריך מפורט שיעזור לכם להיערך לכך), תצטרכו לפתוח תיק במס הכנסה. גם כאן מדובר בתהליך מהיר יחסית, שיכול לעבור בקלות אם מגיעים מוכנים.

מתי פותחים תיק במס הכנסה

את התיק יש לפתוח עם תחילת הפעילות הכלכלית. ברגע שאתם פותחים תיק במס הכנסה, תידרשו לדיווח חודשי או דו-חודשי ותצטרכו לשלם מקדמות שייקבעו לכם במהלך הפגישה בסניף. לכן מומלץ מאוד לפתוח את התיק רק כאשר אתם ממש מתחילים בפעילות עצמה. בכל מקרה, כמובן שיש להירשם לפני שמתחילים לחייב לקוחות ולגבות תשלום עבור מוצרים או/ו שירותים, אחרת מדובר בעבירת מס.

איך פותחים את התיק?

יש למלא טופס שמספרו 5329, או דו"ח פרטים אישיים והצהרה על מקורות הכנסה". בדו"ח תצטרכו לפרט את כל מקורות ההכנסה שלכם (כולל כשכירים, אם אתם מקימים את העסק במקביל לעבודה רגילה), וכן את הפרטים האישיים שלכם ובכלל זה פרטים מזהים, כתובת העסק ופרטיו, וכן מהות העיסוק.

מה משמעות פתיחת התיק במס הכנסה?

פתיחת התיק מאפשרת לכם לנהל פעילות כלכלית מניבה, קרי לגבות כספים מלקוחות ולדווח על כך לרשויות המס. לכן, מרגע פתיחת התיק יהיה עליכם לנהל מספר רישומים מסודרים המכונים בלשון רשות המסים "ספרים". אמנם זה נשמע מבהיל, אבל המציאות הרבה פחות מפחידה: מדובר בסך הכל במחברת או קובץ מחשב שמרכזים תקבולים (=כספים שאתם מקבלים מלקוחות) או תשלומים שאתם מעבירים לספקים, נותני שירותים, חנויות וכיוצ"ב.

הערה חשובה: ספר התקבולים הוא המסמך הכי חשוב שמרכז את כל ההכנסות שלכם. הוא צריך להיות מסודר ומסופרר, אפשר להשתמש בספר חשבוניות מודפס הנושא את פרטי העסק שלכם או (וזה עדיף, מהרבה סיבות) להשתמש בתוכנת ניהול חשבונות או אתר אינטרנט שיעזור לכם לרכז את הפעילות הכספית שלכם. שימו לב שבמקרים מסוימים ניתן לקבל הקלות או אפילו פטור בניהול ספרים כאלו. יש להתייעץ עם איש מקצוע או עם פקיד השומה. 

מהו פנקס מקדמות?

לאחר פתיחת התיק תקבלו "פנקס מקדמות" שנתי, ובו ייקבעו סכומי המס המשוערים שתצטרכו לשלם. רק בסוף השנה עושים הצלבה בין המס שהייתם צריכים לשלם בפועל כנגזרת של ההכנסה, לבין המקדמות שנקבעו לכם. אם שילמתם יותר מדי מס, תקבלו זיכוי. אם שילמתם פחות מדי, ובכן, תיאלצו להיפרד מהסכום העודף ולהעבירו אחר כבוד לרשויות.

אפשר לערער על גובה המקדמות שנקבע לכם, יש לפנות אל פקיד השומה בכתב ולנמק את בקשתכם. גם כאן כדאי ואף חשוב להתייעץ עם איש מקצוע משום שהמקדמות מייצגות בדרך כלל את המצב המקובל במשק והן אמורות להיות הגיוניות ונוחות גם עבור עסקים חדשים.

מהו ניכוי מס במקור?

נתחיל מהסוף: אם אתם יכולים לבקש ביטול ניכוי מס במקור, כדאי שתעשו זאת. זה מוסיף שכבה שלמה של התעסקות מול לקוחות, ומניסיוני האישי וגם מול אנשים להם ייעצתי, זה מקור לא אכזב לבעיות וקשיי גבייה. עם זאת, ניכוי במקור הוא לעתים משהו שחייבים להתמודד איתו, הכל תלוי בהגדרות ובהחלטת פקיד השומה.

ניכוי במקור הוא סכום של כסף שמוריד הלקוח שלכם, מהחשבונית שאתם מגישים לו. נניח ונקבע לכם שיעור ניכוי במקור של 10%. אם תגישו ללקוח חשבונית על סך 1,000 ש"ח, לפני מע"מ, הוא ישלם לכם רק 900 ש"ח, ויעביר 100 ש"ח למס הכנסה בשמכם. לסכומים האלו יש להוסיף מע"מ, אם אתם עוסק מורשה או תאגיד.

בכל הגשת חשבונית יש לדאוג שהלקוח קיבל אישור על ניכוי במקור והיקפו, ושאנשי הנהלת החשבונות אצלו מודעים לכך שעליהם לנכות חלק מהסכום בשמכם.

גם כאן אפשר לפנות ולבקש הפחתה ואפילו ביטול של הניכוי במקור. הצטיידו בסיבה טובה, כי מדובר בדרישה שכולם מעלים ולא כולם מקבלים. אפשר גם לבקש להעביר את הסכומים המנוכים במקור לפנקס המקדמות, ואז אתם אחראיים לכסף ולא נותנים ללקוח לעשות גביית מס עבורכם. בעיניי זה הכי נוח ונכון ומוציא רעש מהמשוואה.

העסקת עובדים – כאן דרושה התייעצות עם איש מקצוע. אציין רק שכדי להעסיק עובדים (מלבד בעלי העסק, כמובן), אתם צריכים לפתוח תיק ניכויים במשרד השומה וכן לדאוג לביטוחים, תשלומי ביטוח לאומי ועוד. הדבר כרוך בתכנון מס מורכב יותר ואין אפשרות לפרטו אלא במסגרת פרטנית.

מתי מגישים דו"ח?

ראשית חשוב לזכור שדו"ח מס שנתי משקף את כל התנועות הכלכליות בעסק, קרי הכנסות בניכוי הוצאות, מה-1 בינואר ועד ה-31 בדצמבר של אותה שנה. את הדו"ח יש להגיש עד ה-30 באפריל של השנה העוקבת.

מדובר במסמך יחסית פשוט שתוכלו לנהל בעצמכם או עם רואה חשבון, מנהל חשבונות או יועץ מס. ניתן לקבל ייעוץ פרטני במילוי הדו"ח באמצעות קביעת פגישה במשרדי מס הכנסה. תתפלאו אולי לגלות שהאנשים שם מאוד נחמדים ויעילים וישמחו לעזור לכם במילוי נכון של הטופס.

איך מדווחים על הכנסות לשנת המס? כאמור, בסניפים, באמצעות איש מקצוע, או דרך טופס מקוון הכרוך בהרשמה מוקדמת לשירות.

כדאי לדעת: כאשר אתם במשרדי המס, כדאי לבקש שינפיקו לכם שם משתמש וסיסמה לשירותים מקוונים. כך תוכלו להוריד מסמכים אישיים, לדווח על הכנסות והוצאות ולחסוך התרוצצויות מיותרות באמצעות עבודה באינטרנט.

חשוב לזכור: הרשימה מתייחסת רק לצד הפרוצדוריאלי של הקמת העסק, ולא לחשיבה עליו (דוגמת גיבוש רעיון, בחינת השוק, כתיבת תוכנית עסקית ושיווקית ועוד – שכדאי לעשות עם איש מקצוע). כמו כן, מומלץ להתייעץ בנושא עם מומחים ולוודא שהתהליכים הרשומים כאן אכן מתאימים לכם. בכל מקרה, הנכתב בפוסט זה הוא בגדר מתווה כללי ואינו מהווה המלצה, הצעה או הנחיה לפעולה ויש להתייחס אליו כתיאור כללי של תהליך הקמת העסק הממוצע והשגרתי.