HIME Time: ניהול זמן בשיטת High Impact – Minimum Energy
כמו רוב בני האדם, גם אני שוכח לפעמים משימות, מתקשה להתניע, ומוצא את עצמי דוחה דברים מהיום למחר לעוד שנתיים פלוס מע"מ. אם גם אתם סובלים מהתופעה הזו ומתקשים לנהל את הזמן שלכם, הכירו את שיטת HIME – אימפקט גבוה, מינימום אנרגיה – שמציעה דרך חדשה להתבונן על ניהול הזמן והמשימות שלנו
בואו נדבר רגע על ניהול זמן ומשימות – נקודה שבה כולנו נתקלים באיזשהו שלב, ורובנו יותר מפעם אחת (או מיליארד, אם לדייק). המשימות נערמות, הדברים מצטברים, ואנחנו מרגישים שאנחנו עובדים המון אבל לא מספיקים הרבה. איך זה קורה ובעיקר, מה עושים כדי לטפל בזה?
אני אוהב את הגישה של HIME – ראשי תיבות של High Impact – Minimum Energy. לפי הגישה הזו, אנחנו מתאימים בין המשימות השונות לזמנים המתאימים.
הנה דוגמה ממני:
ביומיום העמוס שלי, קשה לי להגיע לכתיבה – שדורשת ממני מוזה, יצירתיות ובעיקר שלווה פנימית. לכן את שעות הכתיבה שלי אני מרכז בימים שקטים, כמו שישי בבוקר. אני מכין לי ספל ענק של קפה, סוגר את דלת המשרד הביתי, שם את המזגן על 16 מעלות (בקיץ) ואת הקמין על 200 מעלות (בחורף), ומתחיל לכתוב.
כשהלו"ז שלי פנוי אני מגיע לאימפקט הגבוה ביותר, במינימום אנרגיה. הטלפון (כמובן) כבוי, כל החלונות במחשב סגורים, כך שזה רק אני ומסמך הוורד הריק שלי. התוצאה: 4-5 מאמרים בסשן אחד של כמה שעות בוקר-צהריים. אני מעמד אותם בתוך מערכת ניהול האתר, מוסיף צילומים וכיתובים מתאימים, מטפל קלות ב-SEO, ומתזמן אותם לשבועות הקרובים.
המאמר הזה התחיל את דרכו, למשל, כפוסט בקבוצה שלי ("אסטרטגיה שיווקית בכיף", מוזמנים), שמרתי אותו בצד ולאחר מכן, כשהייתי ב"מצב מוח" אחר, הפכתי אותו למאמר ותזמנתי אותו לפרסום. הפוסט הוא מה-16/8, הפכתי אותו למאמר שאתם קוראים כרגע ב-8/9, והוא מתוזמן לפרסום ב-17/9. בכל אחד מהשלבים נדרש ממני סוג אחר של קשב וריכוז, סוג אחר של יצירתיות והבעה.
עוד דוגמה? בבקרים אני ממש לא במיטבי, ולכן אני לא קובע פגישות לפני השעה 11:00. אני קם אמנם בסביבות שמונה (טוב, לרוב בתשע), אבל טכנית, מתעורר רק בסביבות השעה עשר. אני יכול להכריח את עצמי לקום קודם ולהתעורר מהר יותר (הידד לקפאין), אבל האנרגיה שלי תהיה נמוכה והאימפקט בהתאם.
במקום זה, אני מנצל את שעות הבוקר למענה על מיילים, כל מיני פינות קטנות שלא דורשות ממני חשיבה מתקדמת או קשב גבוה (ביורוקרטיה למשל), ועוד כל מיני דברים קטנים שמצטברים.
בשביל מה זה טוב?
היתרון הגדול של HIME הוא שברגע שאני מוצא איזו משימה מתאימה לאיזו שעה של היום ולאיזה מצב רוח – יותר קל לי ליצור לו"ז יציב, כזה שמבטיח שאעשה את הדברים שאני צריך לעשות (את רובם, לפחות) – ובעיקר – בלי 'להכריח' את עצמי לעשות דברים שאני פשוט לא רוצה או לא מסוגל לעשות. כך שזה לא נותן רק כלי יישומי מעשי לניהול הזמן שלנו, אלא גם משנה לחלוטין את הרגשות שלנו ואת איך שאנחנו ניגשים למשימות שלנו, מלכתחילה. זה עוזר במילוי משימות מרגיזות, מסייע בשיפור האפקטיביות של העבודה שלנו, ובנוסף תורם מאוד למוטיבציה שלנו לעשות דברים.
כמובן שיש משימות שנופלות בין הכיסאות ופה ושם יש גם גליצ'ים ולא הכל מתקתק ב-100%, אבל בגדול, זה נותן מסגרת עבודה נוחה שמאפשרת לי לעשות המון (High Impact) בלי יותר מדי מאמץ (Minimum Energy).
כשעברתי בעצמי ל-HIME – וזה לא איזה מעבר דרמטי, אלא פשוט החלטה וקצת יותר קשב פנימי למה שמתחולל בתוכנו פנימה כשאנחנו עושים משימות מסוימות בזמנים שונים של היום – שמתי לב שאני מספיק לעשות הרבה יותר דברים, בפחות זמן, פחות מאמץ, ובעיקר, הדברים הרגישו כאילו וקרו אוטומטית, מעצמם. התאמה בין רמת הקושי / מורכבות של המשימה והאופי שלה, לבין המצב הנוכחי שלנו (פנימי או חיצוני) עוזרת לתפוקה ולא להיפך.
מלבד העובדה ששיטת HIME היא כלי עבודה מצויין לניהול עצמי, היא מצויינת גם לעבודה בצוות. אני פוגש את זה הרבה, בעבודה מול יזמים-שותפים ועסקים שמנוהלים על ידי יותר מאדם אחד. ברגע שאנשי הצוות מזהים את הזמנים המיטביים שלהם, אפשר להתאים את המשימות לדפוסים: עובד א' מטפל במשימה X בשעות הבוקר, ובמשימות Y בצהריים. עובד ב' עושה את אותו דבר, רק בשעות ההפוכות. כך ניצול הזמן של הצוות עולה, וכולם מרגישים מאושרים יותר (טוב, אולי הם לא מאושרים, אבל הם בטח הרבה פחות מתוסכלים, שחוקים ועייפים). גם משימות מתישות כמו תיאום פגישות בשעות המתאימות לכולם, הופכות לפשוטות יותר: מוצאים את נקודות הזמן החופפות בהן כל הצדדים נמצאים במצב טוב לדיאלוג משותף – ומתעקשים לקיים את הפגישות בחלונות האלו, ולבנות את שאר הלו"ז סביבם.
בשורה התחתונה, שיטת HIME לניהול זמן (אימפקט גבוה, מינימום אנרגיה) היא דרך יחסית פשוטה לבחון את התפקוד שלכם ולהתאים את המציאות אליכם, במקום לנסות לעשות זאת להיפך. אחרי שנים ארוכות שבהן ניסינו להרגיל את עצמנו לשעות מסוימות, הכרחנו את עצמנו לעמוד בכל מיני שיטות קשוחות ואפקטיביות-לזמן-קצר-בלבד – סופסוף יש דרך ידידותית, ששמה אותנו במרכז, וממקסמת את הכישורים והיכולות שלנו. אני אימצתי בשתי ידיים.
