איך בוחרים רואה חשבון או יועץ מס?

אחת המיומנויות הכי חשובות שעצמאיים חייבים לרכוש די מהר כדי להעלות את העסק שלהם על המסלול, היא היכולת לבחור את האנשים והגופים הנכונים לעבוד איתם. מדובר בעניין קריטי לפעילות העסק, שיכול להקים ולרומם אבל בה בעת גם לפגוע, להזיק ואפילו למוטט עסקים חדשים בשלבים הכל כך רגישים של הקמתם. כעצמאיים, אנחנו צריכים לבחור שותפים כלכליים או ניהוליים לעסק, ספקים, נותני שירות ומלווים ואפילו בחירת הלקוחות היא עניין בעל חשיבות מכרעת. מאמר זה יעסוק הפעם בבחירה של מלווה עסקי חשוב, יש יאמרו החשוב ביותר שלכם כעצמאיים: רואה החשבון, יועץ המס או מנהל החשבונות.

"עסק הוא ארגון הפועל לשם השגת רווח לבעליו, ונוסד על מנת לבצע פעילויות כלכליות למטרת רווח", נכתב בוויקיפדיה, ומוסבר עוד ש"מטרתו של בעל העסק והעסק כולו היא החזר כספי בעבור הזמן והון שמושקעים בעסק". אחד הגורמים המכריעים ביכולת של העסק להכניס כספים, הוא הניהול הפיננסי, הלוקח בחשבון היבטים של תימחור, מיסוי, הוצאות נלוות ועוד. ברוב העסקים הקטנים והבינוניים מופקד החלק הזה בידיו של רואה החשבון, או מנוהל על ידי היזם בעצמו, אם היקף הפעילות הוא משמעותי והפעולות הנדרשות לניהול הכספים בעסק הן פשוטות יחסית. באילו שיקולים צריך להתחשב כאשר בוחרים רואה חשבון שיעזור לנו בניהול הכלכלי של העסק לטווח קצר וארוך גם יחד?

רואה חשבון טוב ידע להעריך אילו פעילויות פיננסיות נכונות עבורכם, ואילו שגויות.

בחירת רואה החשבון יכולה לעשות את ההבדל בין עסק מרוויח ומכניס לבין עסק כושל. רואה חשבון טוב מופקד לא רק על ניהול החשבונות שלכם בשוטף (למעשה, רוב רואי החשבון יפנו את התפקיד הזה למנהלי חשבונות), אלא גם ובעיקר על תכנון פיננסי נכון של העסק. הוא יודע לומר אילו הוצאות שאתם עושים עומדות בחוקים ומוכרות לצורכי מס (ראו מדריך על הוצאה מוכרת), ויעזור לבצע תכנון כלכלי כזה שימקסם את התשואות הכלכליות, קרי הרווחים שלכם, ויפנה אותם להשקעות חוזרות בעסק במקום שיזלגו לגורמים חיצוניים – כמו ספקים יקרים, לקוחות לא רווחיים או אפילו רשויות המס.

רואה חשבון טוב אמור לדאוג להשאיר כמה שיותר כסף בסביבת העסק.

זה המקום לשים על השולחן סוגיה שכולם יודעים ומעטים מוכנים לדבר עליה בגלוי. רואה חשבון טוב אמור לאפשר לכם לשלם כמה שפחות מס למדינה. לכאורה, זה נשמע לא טוב ולא "יפה", כולנו משלמים מסים בשביל לעודד את המדינה ולתרום לתקציביה. אבל בפועל, לשמור את הכסף בתוך העסק זה הדבר הנכון והמשתלם לכולם, כולל למדינה. כך יכול העסק להשקיע כספים נוספים ברכישות של מוצרים, שירותים וציוד ואגב כך לתרום לעסקים אחרים (תוך תשלום מע"מ כמובן). עוד ייתכן שרו"ח ימליץ לכם לקחת עובדים, כדי להכיר במשכורת שלהם כהוצאה, ועל ידי כך לתרום למצב התעסוקתי במשק. גם השקעות בעלות פן יותר אישי, כמו קרנות השתלמות ופנסיה, מבטיחות שהיזם יהיה מוגן כלכלית ומוכן ליום סגריר, או ליום הפרישה שלו שאולי נראה רחוק, אבל לפי התיאורים, מגיע מהר מאוד.

רואה חשבון מקצועי יעזור לכם לקבל החלטות חכמות, חוקיות והגונות.

אבל – וזה חשוב מאוד לזכור – תכנון המס חייב להיעשות בהתאם לחוק, ובצורה הוגנת והגונה. אני שומע לא פעם על כל מיני "טריקים" של העברות כספים בין חברות לצורכי הפחתת מס, חשבוניות מפוברקות למיניהן ואפילו שיוך של הוצאות לא קשורות לעסק, כמו קניות בסופרמקרט, לתקציב העסקי. לפעמים אפשר להוציא סכום של כסף מהעסק לצורכי מכולת, למשל, במקרה של רכישת כיבוד לפגישה או אפילו חומרי ניקוי למשרד הביתי. אבל ברגע שאתם רוכשים תנור בישול שאינו חלק מתהליך הייצור הרגיל שלכם ומנסים להכיר בו כ-100% הוצאה מוכרת, אתם מעוררים חשד (בהחלט מוצדק) מצד שלטונות המס. מיקרוגל, לעומת זאת, הוא מוצר חשמלי המזוהה מאוד עם משרדים וניתן להכיר בו, לפי חישובי פחת שונים, כהוצאה מוכרת.

רואה חשבון יעיל יבצע תשקיפים לטווח רחוק – סקירת העבר וחיזוי מוערך של העתיד.

רואה חשבון טוב אמור גם לעזור לתכנון לטווח רחוק. רובנו חיים מחודש לחודש, מרבעון לרבעון, ומשנה לשנה. זו טעות מספר אחת בעסקים. לא תאמינו כמה עסקים אני מכיר, שכשלו או כמעט כשלו בגלל תכנון פיננסי קצר-טווח תוך התעלמות מוחלטת מהטווח הרחוק. דווקא בנושאים כאלו חייבים להיוועץ באנשי מקצוע, ולמרות שמאוד מפתה לעסוק בהכנסה החודשית (ולהיות מוטרד ממנה או מודאג בשאלה איך לסגור את החודש), חייבים לפעמים להרים את הראש מעל קו המים ולהתבונן מעט רחוק יותר. חודשים טובים אינם מעידים בהכרח על וקטור צמיחה, וחודשים רעים אינם בהכרח סימן לכישלון מתקרב. רק בחינה של נתוני העסק לטווח הארוך, חודשים אחורה, השוואה לאותם חודשים בשנים קודמות (זיהוי עונתיות, למשל, קריטי לחלק מהעסקים), ובמידת האפשר השוואה לעסקים אחרים בתחום, תעזור כדי לאמוד את מצבו של העסק בצורה טובה ותסייע לבצע מה שמכונה בשפה המקצועית "השלכה", או תשקיף, של מה הולך לקרות בקרוב.

רואה חשבון מקצועי ילמד את העסק שלכם באופן פרטני.

על רואה החשבון שלכם להכיר את העסק שלכם היטב. אם הפעילות שלכם היא שגרתית והדוחות סטנדרטיים, עדיף שתחסכו לעצמם זמן וכסף ותבצעו את ניהול הכספים בעצמכם. קחו קורס מקצועי קצר, שאלו אנשים שיודעים, רכשו ספרים על מיסוי, או היוועצו באנשי מקצוע או אפילו בפקידי השומה עצמם. את הכסף על רו"ח השקיעו בדברים אחרים או פשוט חיסכו אותו.

לעומת זאת, אם העסק שלכם הוא בעל מאפיינים יחודיים או שאתם רוצים להוביל אותו להיות כזה, יהיה עליכם לוודא שרואה החשבון שלכם מכיר את העסק מלפני ומלפנים. עליו להכיר אתכם באופן אישי, את סגנון העבודה שלכם והאני מאמין שלכם. את היתרונות ולא פחות חשוב מכך, את החסרונות, שלכם ושל העסק שלכם. אם אתם מבולגנים ומפוזרים, הוא צריך לעזור לכם להתמקד ולעשות סדר בבלאגן. אם אתם מסודרים וקפדנים, הוא עשוי להמליץ לכם לשחרר מעט, כדי שלא תבזבזו זמן ומשאבי ניהול יקרים על התעסקות בזוטות.

אל תחששו מרו"ח שנותן שירות להרבה עסקים דומים / זהים לשלכם.

ברוב התחומים, אנחנו בוחרים אנשי מקצוע שעובדים עם אנשים כמונו. בין אם זו רשת אופנה או רופא, אנחנו מסתמכים על יועצים ומומחים שנתנו שירות לאנשים שהפרופיל האישי או העסקי שלהם דומה לשלנו. ברואי חשבון קורה משהו הפוך ולא הגיוני בעליל: אנשים פוחדים מכך שרו"ח שלהם משרת גופים אחרים, שעוסקים בתחום זהה לשלהם ואפילו מתחרים בהם.

בעיניי זה חשש מיותר ואפילו מזיק: אם הוא איש אמין, הוא לעולם לא יעביר מידע בין לקוחותיו, בלי קשר לתחום עיסוקם. ועל ידי שירות לקוחות ממגזר מוגדר וספציפי במשק, הוא יתמחה בו ויהיה יעיל פי כמה מאשר רו"ח שמייעץ בצורה רוחבית לעסקים שונים ביותר זה מזה.  רואה חשבון שבקיא בתחום הפעילות שלכם ומנוסה בו, יהיה יעיל מאוד עבורכם. ככל שיש לו יותר שנות ניסיון בתחום ויותר ניסיון מעשי עם לקוחות דומים לכם, או אפילו (וזה עדיף!) זהים לכם, כך הוא יהיה יותר מיומן, מהיר ויעיל בטיפול בפניות שלכם ובצרכים שלכם. לכן, כשאתם בוחרים רו"ח, בדקו את הפורטפוליו (תיק הלקוחות) שלו והצליבו אותו עם השוק בו אתם מתכוונים לפעול.

עוד כדאי לברר בררו האם רואה החשבון שאתם מעוניינים לשכור מכיר את החוקים והרגולציות הקיימים בזירת הפעילות שלכם. יש תחומים שבהם יש צורך באישורים מיוחדים או לעמוד בתקנות ספציפיות. חשוב לבדוק את זה מולו, או מול איש מקצוע אחר, דוגמת עורך דין.

עוסקים במסחר אלקטרוני? בחרו רו"ח שמתמחה בתחום

דגש מיוחד צריכים לשים עסקים העוסקים במסחר אלקטרוני. בתחום המכירות באינטרנט, יש מגוון רחב של ענייני מיסוי שאינם דומים למצב הסטנדרטי של עסקים 'רגילים' אחרים. החל מהפרשי מע"מ על מכירות לחו"ל, דרך היבטים של ייצוא וייבוא, תקינה ועוד. למשל, עניין רשימון הייצוא, שעל רו"ח שלכם להכיר ולדעת כיצד לסייע לכם ליישמו בעסק, בהיבט הפיננסי, או כדי שיוכל לעזור לכם בתכנון המס ועלויות התחזוקה השוטפות של האתר/חנות שלכם. עוד נקודה שרואה חשבון יכול לעזור בה היא תשלומי העמלות השונים על שירותים פיננסיים ובנקאיים: משיכת הכספים מ/אל חשבונות בינ"ל, פייפאל ושירותי סליקה נוספים וכן הלאה. בקיצור, בחרו רואה חשבון שמבין במסחר מקוון ועבד עם לקוחות מהתחום שלכם בעבר.

ולסיום: כימיה.

בחרתי לסיים בכימיה האישית שלכם עם רואה החשבון העתידי שלכם, אבל זה בקלות יכול להיות הסעיף הראשון והחשוב ביותר ברשימה. האינטראקציה שלכם עם רואה החשבון צריכה להיות נעימה עבורכם. הוא צריך להשרות בכם ביטחון ונינוחות, להיות אמין ואחראי, ולדעת מתי לקחת את המושכות לידיים ומתי להעביר אליכם את האחריות ואת ההחלטות החשובות.

הוא צריך להיות זמין עבורכם במדיום שתבחרו: יש כאלו שאוהבים רואי חשבון שמאמינים בפגישות פנים אל פנים, אחרים עשויים להעדיף שלא להיפגש עם רו"ח שלהם במשך חודשים ארוכים ולנהל את הקשרים בטלפונים ובאימיילים.

חשוב שהצד השני יתאים לסגנון ההתקשרות שלכם, ואפילו לשעות הפעילות שלכם ולטעם האישי שלכם בבני-אדם. בסופו של דבר, זה מה שהופך את העסק שלנו למצליח: היכולת שלנו לנהל קשרים שהם בעת ובעונה אחת מקצועיים ואישיים.