איך לעבוד יותר מהר ויותר יעיל

לכל אחד מאיתנו יש את הימים האלו, או השבועות האלו, או החודשים האלו, שבהם אנחנו צריכים חיזוקים כדי לעשות את מה שאנחנו אמורים לעשות בעבודה. עצמאיים או שכירים, כולם צריכים מדי פעם חיזוקים מוטיבציוניים או פשוט שיטות טכניות שיחזירו אותנו למסלול ויעזרו לנו פשוט "להתניע" את יום העבודה. הנה כמה טיפים מוצלחים לשיפור העבודה שלכם, להגברת חוויית הזרימה ממשימות שונות במהלך היום, ולביצועים מהירים – ויעילים יותר.

עוד מאמרים על שיפור ביצועים:

• ואם ביום שני לא בא לי? ובשלישי? ורביעי? איך להתמודד עם ירידת אנרגיות בעסק
• דחיינות 101: מהי דחיינות, מדוע היא מתרחשת ואיך אפשר להתמודד איתה?
• ניהול זמן נכון: איך לנהל את הזמן שלכם ביעילות

איך לעבוד יעיל יותר? הטיפים המובילים:

שימרו על שולחן מסודר. לא כך כל ברור למה, אבל זה עוזר, תמיד, לריכוז ולפרודוקטיביות. אם אתם יכולים לדאוג לכך שגם החדר כולו יהיה מסודר, זה אפילו עוד יותר טוב.

הגבירו את עוצמת האור. מחקרים מראים שהיעילות של עובדים עולה ב-8%, בזכות מעבר מתאורה של 300 לוקס ל-2000 לוקס. ברוב המשרדים, התאורה היא של 300-500 לוקס, ורק כדי לקבל פרופורציות, אור יום, שמייצג כמובן את רמות התאורה המייטביות למוח שלנו, שקול ל-10,000 לוקס (לא שמש ישירה, פשוט אור יום). 2,000 היא פשרה טובה באמצע שניתנת להשגה די בקלות.

האזינו למוזיקה. יש המון הסברים פסיכולוגיים ונוירולוגיים לשאלה מדוע מוזיקה כל כך יעילה לביצוע משימות, בשורה התחתונה, זה פשוט כיף וזה עובד (כמעט) תמיד, בפרט במשימות טכניות, שגרתיות וכאלו שלא דורשות ריכוז מקסימלי (למשל: כתיבה).

אל תעצרו. אם כבר הצלחתם לעלות על הגל ואתם נמצאים בתוך המשימה, הימנעו מעצירות. כל עצירה בתהליך העבודה עשויה להיות מלכודת להסחת דעת, קטיעת רצף המחשבה והביצוע שלכם, וניתוק מתהליך הזרימה הכל כך רגיש להפרעות. אם אתם שמים לב שמשהו מעכב אתכם למשך יותר מ-30 שניות, אל תתעכבו עליו, סמנו אותו, ופשוט המשיכו הלאה. מאוחר יותר תוכלו לחזור ולהשלים אותו בקלות רבה יותר.

דאגו שלא יהיו לכם הפרעות סביבתיות. נתקו את הטלפון הסלולרי. סגרו את החלון כדי למנוע רעש מבחוץ. סגרו את כל הלשוניות הפתוחות בדפדפן. כן, גם את פייסבוק, וג'ימייל. שימו בקבוק של מים מולכם, כדי שלא תצטרכו לגשת לשתות. לכו לשירותים לפני תחילת המשימה. בקיצור: צמצמו עד כמה שניתן את הגורמים שעלולים לקטוע את העבודה שלכם ולהפריע לרצף.

עשו מדיטציה. 10-5 דקות בלבד לפני תחילת המשימה, יעזרו לכם ליצור שצף בלתי-מופרע של עבודה ורעיונות כמעט אוטומטיים. למרות שמדיטציה נשמעת כמו פעולה מסובכת למדי, גם עצימת העיניים לכמה דקות והתמקדות בנשימות או פעימות הלב, למשל, היא מדיטציה יעילה מאוד. הרעיון המרכזי הוא לרוקן את הראש ממגוון המחשבות המתרוצצות בו ולאפשר למוח לעשות reset בלי לחשוב על שום דבר. זה קשה, אבל בהחלט אפשרי, ועם קצת תרגול זה אפילו הופך לפשוט מאוד לביצוע.

כתבו קצר וממוקד. כתבו מיילים באורך של עד 300 מילים. ואז חתכו אותם בחצי, ל-150 מילה. הם עדיין ישארו מובנים וברורים. אם אתם צריכים יותר מ-150 מילים כדי להביע את המסר, כנראה שהוא מורכב מדי לאימייל אחד, או מתאים יותר למדיום אחר, כמו שיחה בע"פ. הנה טיפים לכתיבה אפקטיבית וספר אחד מומלץ בנושא.

הקצו 10 דקות בלבד להתנעת המשימה. בתקופות קשות, זה כלל ברזל שאני מקפיד עליו, והוא תמיד עובד. אם ה"מוזה" לא תבוא ב-10 הדקות הראשונות, היא לא תבוא בכלל. הקצו למשימה שלכם 10 דקות ראשונות בשעה עגולה. אם הזמן חלף ועוד לא התחלתם במשימה, התחילו אותה בשעה שלאחר מכן. עם הזמן תשימו לב שזה נעשה יותר ויותר קל להתחיל משימות בצורה כזו.

צרו טיוטה ראשונית מהירה, ב-10-15 דקות. סביר להניח שהיא תהיה מאוד ראשונית ולא הכי מוצלחת. זה בסדר גמור. מה שתיצרו בזמן הזה, הוא תשתית לעבודת המשך ובסיס שיתניע את המשימה הלאה. ותופתעו אולי לגלות שמדי פעם, 10 דקות זה בדיוק הזמן שאתם צריכים כדי להתחיל את המשימה ולסיים אותה.

למדו לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה. קראו מדריכים על ניהול זמן, בדקו את הביצועים שלכם מול שעון ותעדו ככל האפשר את שעות העבודה, השיווק והפנאי שלכם.

הדפיסו את ההוראות האלו, ושימו אותן במקום בולט בשולחן העבודה שלכם. לא תאמינו כמה התזכורת הזו יעילה. לי זה עובד כמו קסם, ואני משוכנע שגם לכם.

בהשראת How To Work Fast, מאת אנה ויטל, דרך Funders and Founders.