הקמת עסק חדש: המפגש הראשון עם מע"מ

לא מעט יזמים שליוויתי בפעילותי מספרים לי שהחלק הקשה ביותר עבורם בתהליך הקמת העסק, הוא המגע עם הרשויות. איך אפשר להאשים אותם? הרשויות מצטיירות בעינינו, לא פעם במידה רבה של צדק, כגופים מיושנים, מסורבלים, ביורוקרטים, שמעיקים עלינו ולא מועילים לנו במיוחד. העובדה שההתרוצצות מול הרשויות נועדה בעיקר לעזור להן לקחת מאיתנו כספים בצורת מיסים, היטלים וחיובים, לא ממש עוזרת למוטיבציה שלנו.

אבל אין ברירה, וחייבים לעשות את זה, אז כדאי שנעשה זאת הכי מוקדם והכי מסודר שרק אפשר.

מע"מ, מס ערך מוסף, הוא גוף חשוב ביותר לפעילות העסקית שלכם, ולכן זו התחנה הראשונה בתהליך הקמת העסק. בניגוד למה שחושבים, התהליך שם יכול להיות פשוט למדי, משום שבשנים האחרונות עברו משרדי המע"מ מהפיכה קטנה שמקלה על יזמים להקים עסקים חדשים ומורידה מכשולים רבים שהיו נהוגים בעבר.

הרשימה הבאה היא סיכום של תהליך פתיחת עוסק במע"מ. היא מתאימה לכל מי שמקים עסק וכולם יצטרכו לעבור מתישהו את התהליך הזה: עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ, שותפויות – כל מסגרות הפעילות האלו מתחילות את חייהן במשרדיו האפלוליים והאפרוריים משהו של מע"מ.

לפני הביקור במע"מ, או אפילו בזמן שאתם ממתינים בתור, כדאי שתעיינו בחוברת "מדריך מע"מ לעוסק החדש". היא מקיפה את כל מה שרציתם לדעת, ובעיקר מה שלא רציתם לדעת אבל אין לכם ממש ברירה, לענייני מס ערך מוסף.

ראשית חוכמה: בואו מוכנים

הדבר הכי חשוב שתוכלו לעשות כדי לחסוך המון זמן ועצבים, הוא לברר לאיזה איזור בארץ אתם שייכים. למשל, תופתעו (או לא?) לגלות שסניפים 1 ו-2 של מע"מ תל-אביב, ממוקמים בכלל בבת-ים.  לעומת זאת, סניף מספר 3 ממוקם בת"א. אם זה לא מספיק מוזר, אז יש הפתעות נוספות. אני מכיר עצמאי שמתגורר במודיעין ונדרש להגיע למשרדי מע"מ ברמלה, למרות שהתיק שלו נפתח בכלל ברמת גן, ומשוייך לסניף גוש דן (הפועל בגבעתיים). בקיצור, אל תסיקו מסקנות, והרימו טלפון כדי לברר לאיזה סניף אתם שייכים.

לאיתור הסניף שלכם אונליין – לחצו כאן.

לא תאמינו כמה שעות אבודות העבירו אנשים שאני מכיר בהמתנה במשרדי המע"מ הלא נכונים. התקשרו ובררו להיכן להגיע באמצעות המספרים:  *4954 או 1-222-4954 או 02-5656400, בימים א'-ה' בין השעות 08:15 ועד 16:00.

מסמכים שצריך להכין מראש עבור עוסק יחיד (אדם אחד):

• טופס רישום 821 חתום ומלא על כל פרטיו
• צילום תעודת זהות כולל ספח מעודכן בכתובת הנוכחית בה יפעל העסק.
• אישור על קיום חשבון בנק לעוסק פטור.
  • לעוסק מורשה או חברה בע"מ, לעתים נדרשת בנוסף המחאה ריקה מבוטלת המשוכה על החשבון (פרטי או עסקי). קראו על פתיחת תיק עבור חברה בע"מ בקישור הזה.
  • במידה והחשבון משותף למספר אנשים, יש להגיע עם כולם למשרדי מע"מ, כדי לחתום על טופס אישור מיוחד. כדאי לדעת שאם אין לכם חשבון בנק, אתם לא יכולים לפתוח עוסק בישראל. 
• חוזה קניה/שכירות למשרד או לדירה שבה יתנהל העסק החדש.
  • חוזה שכירות למשרד דורש ביול בדואר בתשלום, יש להצטייד בו מראש. משרד הממוקם בחדר בדירת מגורים אינו דורש ביול. חוזה קניה מבוייל ממילא. חשוב לבוא עם חוזה חתום, או חוזה מצולם עם חותמת נאמן למקור.
• מסמכים המעידים על הקמת העסק – סעיף כללי ולא ברור. תביאו כל מה שיש לכם, תוכנית עסקית, רעיונות, רשיונות מהמועצה המקומית/עירייה אם צריך, קלסר יוקרתי ומלא בדפים. כל מה שיעשה רושם על הפקיד החביב שצריך לזמן V בקוביה המתאימה.
• הזמנת עבודה. לא ברור לי אם זה מיתוס או לא, אבל יש יועצים ומדריכים הטוענים שצריך להצטייד בהזמנת עבודה מלקוח אמיתי, כדי שהפקיד יוכל להתרשם שמדובר בעסק ממשי. אני באופן אישי לא נתקלתי במישהו שנדרש להביא הזמנה כזו, אולי מדובר בשיטה להרחיק אנשים מוזרים ממשרדי מע"מ או סתם לאיים עליהם? בכל מקרה, אפשר ליצור הזמנה כזו עבור לקוח ראשון לדוגמה, בכל מערכת חשבוניות אונליין או אפילו במסמך וורד פשוט ("אני מזמין עבודה X בשווי של Y מאת Z, על החתום…").

מסמכים שצריך להכין מראש עבור שותפות (שני אנשים ומעלה):

• כל אחד מהמסמכים שפורטו קודם, כפול מספר האנשים (למשל: שני צילומי ת"ז)
• טופס 821 א'
• אסמכתא לחשבון בנק משותף / עסקי אם קיים.
• אישור על רישום השותפות ברשם השותפויות אם קיים.

מסמכים שצריך להכין מראש עבור חברה בע"מ:

במקרה של חברה בע"מ, על פי רוב תגיעו עם רואה החשבון שלכם או אחרי שתקבלו ממנו הנחיות מדויקות כיצד לפעול.

יש צורך בכל המסמכים שפורטו בסעיף הקודם, ולהוסיף עליהם את המסמכים הבאים:

• העתק תעודת רישום ברשם החברות.
• תקנון חברה.
• פרוטוקול מינוי מנהלים של החברה, שעבר את אישור רשם החברות (חותמת "נתקבל").
• רשימת מנהלי החברה ופרטי הקשר שלהם.
• עסק בהקמה צריך להביא כל מה שרלוונטי לפעילותו לרבות רשיונות, התחייבויות, רכישות, רשימת ספקים ועוד.
• מידע על הרכוש, רצוי חתום ע"י רואה חשבון, סכומי השקעה ראשוניים ומתמשכים, תשקיף, מקורות מימון, מחזור כספים משוער לפי רבעונים ועוד.

ו…זהו!

לאחר השלב הזה פקיד המע"מ יסביר לכם בדיוק מה הדברים הבאים שיקרו בתהליך הקמת העסק שלכם. לרוב, זה הזמן שבו יהיה עליכם לגשת ולפתוח תיק במס הכנסה ואולי גם בביטוח הלאומי, אם אתם מתכוונים למשוך שכר עבור עצמכם ובפרט אם אתם מתכננים להעסיק עובדים.

חשוב לזכור: הרשימה מתייחסת רק לצד הפרוצדוריאלי של הקמת העסק, ולא לחשיבה עליו (דוגמת גיבוש רעיון, בחינת השוק, כתיבת תוכנית עסקית ושיווקית ועוד – שכדאי לעשות עם איש מקצוע). כמו כן, מומלץ להתייעץ בנושא עם מומחים ולוודא שהתהליכים הרשומים כאן אכן מתאימים לכם. בכל מקרה, הנכתב בפוסט זה הוא בגדר מתווה כללי ואינו מהווה המלצה, הצעה או הנחיה לפעולה ויש להתייחס אליו כתיאור כללי של תהליך הקמת העסק הממוצע והשגרתי.