הוצאה מוכרת: נעים להכיר

הוצאה מוכרת היא מושג שכולנו כמעט מכירים, אבל רק מעטים מבינים באמת למה הוא מתייחס, מה נכלל בקטגוריה הזו ומה לא. מנהלים של עסקים חדשים עשויים להתבלבל בים הפרטים הפיננסיים והחשבונאיים שהופכים – כמעט ביום בהיר אחד – לחלק בלתי-נפרד מניהול כל עסק. בניגוד לסעיפים הלא נחמדים במיוחד כמו מדרגות מס וחובות לרשויות, תקנות ותשלומים לרשם החברות וכו', יש חלק אחד שאותו כל בעל עסק (כמעט) שמח להכיר: ההוצאות המוכרות.

מהי הוצאה מוכרת? על פי החוק הישראלי, הוצאה מוכרת היא הוצאה שבוצעה על ידי העסק במטרה לקיים את פעילותו במישרין או בעקיפין, והיא באה לשם גיוס הכנסה כספית בלבד. הוצאות שקשורות לרווחת המנהל, למשל, או לטובת מקום העסק (כמו למשל רכישת רהיטים) – לא תמיד מוכרות במלאן ולפעמים כלל לא מוכרות. בכל מקרה, ההוצאות המוכרות יורדות מההכנסה ברוטו של העסק, ורק החלק הנותר (לאחר ניכוי ההוצאות) מחוייב במס. כך שככל שההוצאות גבוהות יותר, והרווח הנקי קטן יותר, כך תשלמו פחות מס. זו אחת הדרכים היותר טובות של הרשויות לעודד מסחר והוצאות כספים לפיתוח עסקים, ולמרות שמשמעותה הוצאת כסף מן העסק, במקרים רבים פירושה גם פיתוח יכולות פיננסיות גבוהות יותר והשגת הכנסות רבות יותר.

כדי לעשות קצת סדר בבלאגן, נתחיל בהוצאות שהן מוכרות באופן חד-משמעי, ולאחר מכן נעבור להוצאות הקצת פחות ברורות.

אילו סוגי הוצאות מוכרות ישנן וכיצד מבחינים ביניהן

הוצאות מוכרות במלאן. ההוצאות המוכרות במלאן הן כל ההוצאות הקשורות במישרין לרווחים של העסק. אם אתם קונים מוצרים ומוכרים אותם בצירוף עמלת תיווך, למשל, רכישת המוצרים והחומרים היא הוצאה מוכרת במלאה. משכורות (לעצמכם או לעובדיכם) אף הן הוצאה מוכרת במלאה. כל ההוצאות המשרדיות דוגמת הוצאות על אחזקת טלפון קווי במשרד (לא סלולרי, אליו נגיע מיד), מוצרים משרדיים, מוצרי נייר ודואר אף הם נופלים תחת ההגדרה של הוצאה מוכרת.

הוצאות מעורבות. ישנן הוצאות המוכרות באופן חלקי, משום שקשה לקבוע האם הן משמשות את העובד/מנהל לצורכי העסק או שמא לצרכים פרטיים. לדוגמה: הוצאות אחזקת רכב, דלק, רישויי וטיפולים שוטפים אינם נחשבים תמיד להוצאה מוכרת במלאה ורשויות המס עשויות להכיר רק בחלק מהסכום כהוצאה מוכרת. גם שימוש בטלפון סלולרי נחשב בד"כ כהוצאה מעורבת, אלא אם אתם מחזיקים שני קווים – אחד עסקי ואחד פרטי, אז העסקי מוכר במלאו.

עדכון: מאז פרסום המאמר המקורי (ב-2008) הגמישו הרשויות את היחס לקו טלפון סלולרי, ואם אין לכם קו בזק במשרד הביתי אתם יכולים לבקש הכרה מלאה בחשבון הסלולר שלכם כחלק מההוצאות המוכרות במלאן (האישור תלוי בהיקף וסוג השימוש ובטוב לבו של פקיד השומה שלכם). על הסמארטפון שלכם חלים אותם הכללים שמופעלים על מחשב, לרבות כללי הפחת (פירטו בהמשך).

הוצאה מוכרת ועסקים הפועלים מהבית: דוגמאות והבהרות

בעבור עסקים המופעלים מהבית, מחשבים את ההוצאות השוטפות של הבית (שכר דירה, חשמל, מים, ארנונה, טלפון, אפילו תשלומים כמו אגרות עירוניות וועד בית) לפי השטח (במ"ר) המשמש לפעילות העסק. לדוגמה, אם אתם גרים בדירת שלושה חדרים כשאחד מהם משמש כמשרד ביתי – תוכלו להכיר ב-1/3 מההוצאות (לערך) כהוצאות מוכרות.

כשעובדים מהבית, צריך לזכור שגם תיקונים נחשבים הוצאה מוכרת, לפחות חלקית. לכן יש להתעקש עם בעלי מקצוע על קבלת חשבונית עבור תיקונים, מה שתמיד נכון וכדאי במקרה שיתגלו תקלה או קלקול במוצר/שירות שקיבלתם.

במקרים רבים, ניתן להכיר בהוצאות פחת, בעיקר כאשר רוכשים ציוד המשמש אותנו למשך מספר שנים כמו ריהוט משרדי, מכשור חשמלי (מכונת קפה היא דוגמה טובה לכך) ומוצרי אלקטרוניקה (מחשבים אף הם נופלים בקטגוריה הזו). הוצאות אלה מוכרות לאורך מספר שנים, כשאתם מקבלים זיכוי על חלק מהסכום כנגד אובדן השווי.

הוצאות ייחודיות הן הוצאות הספציפיות לעסק או לתחום הפעילות שבו אתם עוסקים, ובחלק מהמקרים יש להגיש בקשה מיוחדת כדי להכיר בהן. לדוגמה, אם אתם מנהלים אתר לביקורת מסעדות, תוכלו להכיר בארוחות במסעדות לצורך ביקורת, כמובן במידה ותוכלו להוכיח שהארוחות מניבות הכנסות בפועל. זאת תוכלו לעשות ע"י הצגת כתבה/ביקורת ובה פרסום שהכניס סכום כסף לקופת החברה/עסק ומולה חשבונית-קבלה מהמסעדה. גם ספרות מקצועית יכולה להיחשב הוצאה מוכרת וכמוה גם קורסים מקצועיים שנועדו לסייע לכם להשיג הכנסות נוספות בעתיד ובווה גם יחד.

• הוצאות מוכרות לצורך שדרוג העסק ופיתוחו: חשוב לציין כי ייעוץ עסקי וייעוץ שיווקי, הקמת אתר אינטרנט וכן תשלום עבור קמפיין פרסום ברשת האינטרנט / אמצעי תקשורת שונים (כולל תשלום למי שניהל עבורכם את הקמפיין וכן עלות המדיה) נחשבים כיום הוצאה מוכרת במלאה ומקבלים על שירותים אלו זיכוי מלא לצורכי מס.
• הוצאה מוכרת עבור תפעול חנויות אינטרנט באתרים כמו אטסי, אמזון ומרמלדה כוללת, בין היתר: עמלות המשולמות לאתר על מכירות, עמלות PayPal ו-Payme, עמלות Pioneer, עמלות המרות מט"ח והפרשי שערים, עמלות סליקה בכרטיס אשראי. בנוסף ניתן להכיר במלאן בהוצאות ניהול חשבון בנק עסקי, ריביות על הקצאת אשראי והלוואות וכו'.
• הוצאות מוכרות חלקית עבור שימוש ברכב כוללות, בין היתר: ביטוחים (חובה ומקיף), אגרה שנתית, טיפולים שוטפים ותיקוני תקלות וקלקולים, תשלום עבור הוצאות דלק, שטיפה ותחזוקה – הוצאות מוכרות חלקית לפי סוג העסק ורמת הניידות שאתם זקוקים לה לתפעולו. ישנם עסקים המקבלים 100% הכרה בהוצאות אלו, כאשר היזם מראה כי הוא זקוק להם לצורכי עבודה וכי הרכב משמש אך ורק לצרכי העסק ולא לצרכים פרטיים ואישיים. תשלומים חד-פעמיים על כבישי אגרה (כביש 6 למשל) הם הוצאה מוכרת בצמוד לדו"ח נסיעה (המסביר לאן נסעתם ומראה כי מדובר בנסיעת עבודה), תשלומים קבועים (מנוי לכביש 6) מוכרים חלקית או במלאם לפי סיווג העסק. חניה בסמוך לעסק מוכרת במלאה תמיד.

חשוב לזכור ולדעת:

ישנה חשיבות מרובה למציאת האיזון שבין הוצאות עסקיות להכנסות. מדובר בתהליך שלומדים עם הזמן ובמהלכו מאזנים בין הצדדים השונים של העסק ומכירים בכל החלקים של הפעילות העסקית – רכישות והוצאות מוכרות מצד אחד, הכנסות ותשואות מצד שני. בהקשר זה אני ממליץ לקרוא את המאמר: תורת היחסים: איך לשמור על איזון בין הכנסות לבין הוצאות עסקיות.

נקודות עיקריות שיש לקחת בחשבון בכל הקשור להוצאות בעסק שלכם:

• כלל האצבע הוא פשוט מאוד, כאמור: כל הוצאה שמכניסה לכם כסף יכולה להיחשב הוצאה מוכרת, בצירוף ההוכחות המתאימות.
• הוצאות מעורבות (שחלקן משמש לפעילות העסק וחלקן פרטיות לגמרי) יש לחשב לפי החלק היחסי בפועל, והכוונה היא כמובן לחלק שניתן להוכיח. בלי הוכחה ההוצאות אינן מוכרות ואתם מסתכנים בביקורת לא נעימה מצד רשויות המס.
• שימרו על פרופורציות. היו הוגנים עם רשויות המס, דווחו אך ורק על הוצאות אמיתיות, של העסק שלכם, וכללו בדו"חות שלכם רק הוצאות אמיתיות שהניבו לכם הכנסות.
• אם אתם מבצעים השקעות בעסק (כמו רכישת מבנה או שיפוצו) זיכרו שמדובר בהוצאות נכסיות ולכן הן אינן מוכרות אלא בחישוב פחת לאורך שנים. עם זאת, הוצאות נקודתיות וקטנות, הפרופורציונליות לפעילות העסקית שלכם, יכולות בהחלט "לעבור" אם תשלבו אותן בצורה חוקית והגונה.
• תמיד טוב לנמק הוצאות מיוחדות. אם יש לכם תחום עיסוק מיוחד, בססו הכרה בהוצאות מיוחדות הרלוונטיות לכם ואולי לא מוכרות לפקידי המס שלכם. שיחה פנים אל פנים ומסמכים רלוונטיים תמיד עוזרים ליצירת תשתית טובה לעבודה משותפת. בניגוד למה שתחשבו, רשויות המס יכולות להיות מאוד נחמדות לפעמים, ואני אישית מאמין שכדאי להאמין בהן כל עוד הוכח אחרת.
• מניסיוני – רו"ח טוב שווה את משכורותו פי 3-4 לפחות. שווה להתייעץ, גם באופן חד-פעמי או מדי פעם, ולבנות מפת הוצאות לעסק: מה מותר ומה לא, מה מוכר באופן מלא ומה באופן חלקי. כך תדעו לחסוך מעצמכם טרחה ואולי גם הרבה מאוד כסף. איך בוחרים רואה חשבון טוב? לחצו כאן למדריך השלם.

כמו בהרבה תחומים, בפרט כאלו שעוסקים בפעילות העסקית שלכם, עצות טובות וניהול נכון ע"י אנשי מקצוע טובים יכולים לחסוך לכם המון כסף. יש לזכור שהנכתב כאן אמור לתת לכם מראה מקום כללי בלבד לדברים והוא אינו מהווה ייעוץ או המלצה לפעולה / היעדר פעולה משום סוג.  בכל מקרה יש להתייעץ עם רו"ח באופן פרטני לגבי כל הוצאה, וזאת משום שלכל עסק הצרכים המיוחדים לו וכן משום שתקנות המס משתנות תדיר. 

מאמר זה פורסם במקור ב-8 ביולי 2012. המאמר נערך כדי להתאים לתקנות המיסוי המעודכנות וכדי להכיל מידע רלוונטי חדש שהתווסף או השתנה מאז כתיבת המאמר המקורי.