חמש דרכים קלילות לשיפור הפעילות העסקית שלכם

העובדה שאנחנו מנהלים עסק קטן, אפילו רק את עצמנו, לא מחייבת התעלמות מוחלטת מכלים ושיטות הנהוגים בדרך כלל בעסקים הגדולים. יש הרבה דברים שאנחנו יכולים ללמוד מתוך הארגונים הגדולים - וליישם על העסק הקטן שלנו.

הפעם, בחרתי להביא חמישה טיפים קצרים על ייעול תהליכי העבודה שלכם – שיעזרו לשיפור עבודתכם והישגיכם ברמת המיקרו והמאקרו גם יחד.

1. נהלו את המשימות וסדר היום

רוב העסקים הגדולים מנהלים את המשימות של עובדיהם בדרכים שונות. העסקים שעובדים נכון, מקיימים דיאלוג תמיד עם כל עובד, במטרה להוציא לפועל את המשימות השונות בלוח הזמנים והתקציב המתוכננים. עבור פרילנסרים, זהו אתגר מורכב, בעיקר בהיעדר פיקוח. רוב האנשים מתקשים להיות הבוס של עצמם, מגזימים בניהול או מתעלמים ממנו לגמרי. האמת, כמו בדברים רבים אחרים, נמצאת באמצע.

הניסיון האישי שלי מראה שניהול משימות וניהול סדר יום משתלבים זה בזה, ולכן כדי לחסוך טרחה בניהול שתי רשימות נפרדות, איחדתי את שתי הפונקציות לאחת. באמצעות יומן אירועים בגוגל, אני מנהל מעקב צמוד אחר המשימות שלי ברמה היומיומית, ובמקביל מנהל את ספר הפגישות שלי. לצד יומן פרטי, לכל אחד מהעובדים בחברה יש יומן שמשותף עם כולם – כך אנחנו יודעים מי עובד על מה, ומה הסטטוס של המשימה.

כשמשימה מסתיימת, העובד מעביר אותה ליומן של המנהל, וזה בתורו בודק אותה ובמידה שהיא הסתיימה, הוא מעביר אותה ליומן המשימות שהושלמו. פשוט, קליל, מהיר ובחינם – תודות לגוגל.

העבודה נעשית מול היומן, אבל גם מול תדפיסי סדר יום (Agenda) שנוצרים באופן אוטומטי. כך יש לכל אחד מאיתנו רשימה ברורה ומסודרת של משימות ותאריכי סיום צפויים.

2. זהו וחסלו את "זוללי הזמן"

משימות מסוימות עשויות להיראות תמימות על הנייר, ולגזול זמן יקר. למשל, מצאתי שדווקא דברים אלמנטאריים כמו קבלת שירות מספקים – למשל שירותי אינטרנט שונים – הם זוללי זמן מסוכנים ומרושעים. במשך שבועיים-שלושה, מיפיתי את דפוסי העבודה שלי עד לרמת הדקה. בסופם, ידעתי אילו משימות גוזלות זמן יקר ומיותר (המתנה לנציג שירות בטלפון, לדוגמה), ומצאתי פתרונות חלופיים – משירות באמצעות אימייל, פקס ודואר (!) ועד עוזר אישי. כך אני מפנה את הלו"ז שלי למשימות החשובות באמת, מול הלקוחות שלנו.

3. עקבו אחר הכסף

לכל פרויקט קבעו תקציב גמיש או קשיח, בהתאם לצורך. עקבו אחריו בקפידה באמצעות גיליון אלקטרוני (שוב, תודה לגוגל) ושתפו אותו עם עובדיכם. לא תאמינו כמה כסף נופל בין הכיסאות, וכמה הפתעות לא נעימות עלולות לחכות למי שלא מנהל צמוד-צמוד את התקציב שלו – או חמור מכך – התקציב של לקוחותיו.

4. בצעו "פוסט מורטם" לפני המוות

שיטה ידועה היא לנהל בסיום כל פרויקט מעין "תחקיר" של תהליך העבודה. הפוסט-מורטם הזה קריטי למארג הידע הארגוני, וחשוב לעשותו בכל פרויקט – קטן כגדול. אולם לפעמים זה מאוחר מדי. בדרך הלא קלה למדתי שהשיטה הטובה ביותר להיערך לפרויקט היא לבצע את הפוסט-מורטם לפני שהבלאגן מתחיל.

בתחילת הפרויקט, הציפו בעיות, קשיים ומשימות מורכבות לביצוע. דמיינו כיצד הפרויקט יסתיים, המציאו בעיות ונסו לחשוב על פתרונות. מסמך כזה נשמע אווילי לחלוטין, אבל הוא עובד בכל פעם, וחוסך כאב ראש ועלויות רבות בהמשך.

5. שמרו על תקשורת פנים-ארגונית

המרכיב הקריטי, לדעתי, בכל עסק בעל פעילות של יותר מאדם אחד, הוא התקשורת בין העובדים. אתם יכולים לנהל שני עובדים או עשרה, ועדיין להשתמש באותם כללי אצבע חשובים ובראשם – הקפדה על תקשורת תקינה בין העובדים. הימנעו מהפעלת סנקציות והטחת ביקורת שאינה מנומקת ומבוססת. בדקו כל טענה כנגד העובד, ואת הרקע האפשרי להתרחשותה. נסו להבין האם מדובר בעניין אישי המעיק עליו, וגשו לשיחה מתוך עמדה של אמפתיה והזדהות.

עם זאת, חשוב שתסבירו היטב את נימוקיכם, והציעו חלופות לבעיות. מנהלים רבים ידועים בכך שהם מציפים בעיות וקשיים, ומטילים אותם על עובדיהם, כדי שאלו יתמודדו ויטפלו בהם. זו טעות. הדרך הנכונה היא להאיר בעיות וכשלים, אך באותה נשימה להציע פתרונות אפשריים, גם אם לא לגמרי מגובשים, לצוות שלכם. ברוב המקרים, התוצאה תהיה טובה יותר מאשר שיחת תוכחה נוקבת. שאלו את העובד שלכם, אבל קודם כל את עצמכם, כיצד תוכלו לעזור לו. בסופו של דבר, שני הצדדים – המעסיק והעובד – יוצאים נשכרים מכך.

וטיפ אחרון לסיום: הצטרפו לדף הפייסבוק של "כאן עובדים בכיף" :-)