דו"ח שנתי למס הכנסה: עשרה טיפים לסיום מוצלח של שנת הכספים

שנת הכספים הנוכחית עומדת להסתיים, ועכשיו הזמן המתאים לוודא שאנחנו סוגרים אותה ברגל ימין. בעיניי, סגירת השנה חשובה לא פחות מפתיחת שנת הפעילות החדשה, משום שהיא מספקת לנו תובנות, מסקנות והחלטות לקראת השנה הבאה עלינו לטובה. הנה כמה כללי אצבע שגיבשתי במהלך השנים, שעוזרים לי מאוד בסיכום השנתי הכלכלי והעסקי.

התחום הפיננסי מציג את אחד האתגים המשמעותיים בכל עסק. נכון שהפעילות שלנו צריכה לבוא ממקום שמייטיב איתנו, נעים לנו ומאתגר אותנו, אבל בסופו של יום עם כיף לא הולכים למכולת. הפעילות הפינססית שלנו חשובה ביותר, וכמעט תמיד נרצה שהשנה הבאה תהיה יעילה יותר כלכלית מהשנה שקדמה לה. לכן סיכום שנה פיננסי חשוב מאין-כמוהו. מבחינתי, סגירה פינססית כוללת את המרכיבים הבאים:

צרו דו"ח הכנסות והוצאות מדויק.

באמצעות מעקב אחר פעילות העסק, אפשר לזהות מוקדים בעיתיים ולטפל בהם בתוכנית לשנה החדשה. דו"ח זה אינו חייב להיות מסובך במיוחד, להיפך, לדעתי גם מישהו שאינו בקיא בפרטים הפיננסיים הקטנים צריך לדעת לקרוא אותו ולהבין מה בדיוק הוא אומר על הפעילות של העסק המדובר.

חשבו את שולי רווח על פעילות/שירותים/מוצרים.

לעתים יחשוף דו"ח ההכנסות וההוצאות השנתי, או דו"ח הרווח וההפסד אם נוח לכם יותר להתייחס אליו כך, נקודות תורפה בתמחור שלכם. באמצעות חישוב שולי הרווח, אפשר להחליט לסגור פעילות מסוימת, להפסיק להציע שירותים מסוימים, או לעדכן את שיטת התמחור שלכם. זה משפיע מאוד על המודלים הכלכליים שתרצו להציע בשנה הבאה. לפעמים אני נדהם כמה שולי הרווח קטנים, או גדלים, עם הפעילות העסקית, איך דברים שנראים לי מאוד רווחיים מתבררים להיות הרבה פחות אטרקטיביים, כלכלית, מכפי ששיערתי, ואיך פעילויות שנראו לי זניחות יצרו הכנסות גבוהות ביותר מהמצופה וסיפקו תשואה מצוינת ביחסי השקעה:הכנסה. תהליך הבירור הזה צריך להתבצע במהלך השנה, תוך כדי עבודה ובאופן שיטתי, אבל סוף שנה הוא זמן מצוין לעצור לרגע ולקבל החלטות – שלעתים אינן קלות כלל – בשינוי שולי הרווח.

הקדימו לשלוח את החומרים לרו"ח שלכם.

יש לי הסכם עם רואת החשבון (המדהימה!) שלי: אני אוגר את כל מסמכי ההוצאות של החברה במגירה, ובסוף השנה שולח לה את הדברים בצורה מסודרת לטובת יצירת דו"ח שנתי מסודר. וכשאני כותב "צורה מסודרת" אני מתכוון ל"מכניס את הכל למעטפה, מבייל, ושולח". ככל שנקדים לשלוח את החומרים לרו"ח שלנו, כך הוא יוכל לסיים בהקדם את הדו"ח ויסייע לנו לשפר עמדות מול רשויות המס השונות. בשיטה הזו אני משלם יותר מס במהלך השנה, אך מזדכה עליו לבסוף, בדו"ח השנתי. מרגיש לי כמו לקבל מתנה מגופים שבדרך כלל לוקחים ממני כסף, והתחושה הזו שווה זהב בעיניי.

השלימו גבייה.

בכל עסק סביר שיהיו חוזים מתמשכים, שהחלו בשנה הנוכחית וימשיכו אל תוך השנה החדשה. למעשה, מומלץ שיהיו כמה חוזי-ליבה כאלו שיבטיחו לכם פעילות פיננסית יציבה גם ברבעון הראשון של השנה החדשה. אבל מה עם כל הפרויקטים הקטנים, שנסגרו ונגמרו, אבל לא ב-100%? מה עם החשבונית האבודה ההיא, מאפריל, שטרם שולמה? מה עם הלקוח ש"שכח" או "דחה" את התשלום, וממש לא מתחשק לכם לרדוף אחריו? במקום לגרור את החובות כלפיכם לשנה החדשה, או להרגיש רע עם הכסף האבוד הזה, הקדישו יומיים-שלושה לטלפונים וניג'וסים ללקוחות שמוסר התשלומים שלהם מפוקפק, ודאגו לקבל את הכסף לפני סוף השנה. אחרת אתם עלולים להיתקל בתירוצים חדשים, כמו "זה שייך לתקציב של שנה שעברה, שכבר נסגר", ועוד ועוד. זכרו: אתם לא נודניקים! חובתו של הלקוח לשלם לכם, ומי שצריך להרגיש לא נעים ולא נוח זה הוא, ולא אתם. שננו את המנטרה הזו וצאו למסע הגבייה שלכם.

בצעו "מכירות רוכבות" או up-sales.

רוב הלקוחות שלכם, בפרט חברות ומוסדות, אוהבים לבזבז כסף בסוף שנת המס כדי לחסוך בתשלומי המס השנתיים. זו הזדמנות לא רעה עבורכם להציע להם הצעה שלא יוכלו לסרב לה: תנו הנחות נוחות על שירותים ומוצרים, הפעילו מדיניות של "קנה עכשיו, שלם אח"כ", ונסו למכור "רוכבים" על שירותים שאתם כבר מספקים להם. אם תשמרו על מודל תמחור הוגן לשני הצדדים, גם אתם וגם הלקוחות שלכם תרוויחו המון מהדיל הזה.

אל תחכו לרגע האחרון.

במקום להמתין עד לשבוע האחרון של השנה, או, גרוע מכך, לתחילת השנה החדשה, החלו בפעילות הסיכום הפיננסית שלכם כבר היום. דו"ח שנתי הוא לא עניין מורכב, אבל הוא גם לא פשוט במיוחד, וכדאי להיערך אליו מוקדם ככל האפשר. ריכשו מוצרים ושירותים שתזדקקו להם במהלך השנה הקרובה, על חשבון תקציב השנה המסתיימת. ככל שתקדימו לבנות תשתית כלכלית לשנה החדשה, כך ייטב, וכלל האצבע צריך להיות פשוט – אם יש לכם כסף עודף היום, מוטב להוציאו על דברים נחוצים ודרושים לשנה הבאה, אותה תפתחו עם מאזן הוצאות יעיל יותר.

אל תבזבזו יותר מדי באווירת "סופשנה".

הכלל הקודם מציע לכם להוציא כסף עכשיו, אבל הסעיף הזה מדגיש שלא רצוי, לפעמים אפילו מסוכן, להיכנס להיסטריית הוצאת כספים ברוח השנה המסתיימת. אל תבצעו רכישות רגשיות, קנו מה שאתם צריכים ומה שיעזור לכם – באמת – בשנה החדשה. דוגמאות להוצאות מוצלחות יכולות להיות: כרטיסי ביקור חדשים, ציוד משרדי חדש, ספרים מקצועיים. דוגמאות להוצאות קצת פחות מוצלחות: מכונת קפה יקרה במקום המכונה בת השנתיים שיש לכם, מדפסת חדשה במקום זו שקניתם בסוף השנה שעברה, ועוד. בקיצור, קנו מה שאתם באמת צריכים ושבאמת יכול לשפר את פעילותכם בשנה הקרובה.

שפרו עמדות מול הבנק שלכם.

זה אמנם לא קשור לדו"ח השנתי שלכם, זה הזמן לגשת לשיחה פנים אל פנים עם הבנק שלכם, רצוי אחרי שביקרתם בבנקים אחרים ובסניפים אחרים, וקיבלתם הצעות מתחרות. שפרו עמדות: הורידו את נפח העמלות, דרשו ריביות טובות יותר, בקשו מהם להשוות את השירות להצעות המתחרות – ודרשו מהם להוסיף גם כמה צ'ופרים שישכנעו אתכם להישאר שם. שום בנק, ואף בנקאי, לא ירצה לראות לקוח רציני וטוב עוזב את הסניף/בנק בסיום שנה או בכלל. זה הזמן שלכם לדרוש שירות טוב יותר ולשפר עמדות לקראת שנת הפעילות החדשה.

בעצם, שפרו עמדות מול כל ספקי השירות שלכם.

מחברת האשראי, דרך ספקית האינטרנט, הטלפוניה, הציוד המשרדי, סוכן הביטוח, קרנות ההשקעות וכו'. חברות גדולות יכולות, וצריכות, לעדכן את המחירים שלהן כך שיהיו אטרקטיביים יותר עבורכם. זה הזמן המתאים להתחיל במו"מ שיסתיים, בתקווה, בסוף החודש כשבכיסכם כמה מאות ואולי אפילו אלפי שקלים שחסכתם בקלות. אם זה לא סיפתח טוב לשנה החדשה, אני לא יודע מה כן.

צ'פרו את עצמכם.

נכון שעבדתם ממש קשה השנה? נכון שהרגשתם לפעמים עייפים, לא מתוגמלים מספיק, אולי אפילו שחוקים? קחו את השבועיים האחרונים של השנה וצאו לחופשה. קנו לכם משהו נחמד שתמיד רציתם. הוציאו את עצמכם, משפחתכם, אולי אפילו את העובדים, לחופשה קצרה או "רק" יום כיף חווייתי שיוקדש כולו לטיפוח הרגשות שלכם. הירשמו ללימודים. צאו לקורס מקצועי או לסדנה לשיפור הכישורים שלכם. פרגנו לעצמכם בכיסא משרדי נוח, או אפילו בכמה אקססוריז שיעשו לכם נעים בלב. זכרו שאנחנו אמנם רוצים וצריכים לעשות כסף, אבל בסופו של יום זו לא מטרת העל האמיתית והנכונה. מה שחשוב הוא שאנחנו נהנים ממה שאנחנו עושים, ושהרווח שלנו מתמצה בחיוך שאיתו אנחנו קמים בוקר בוקר (או לילה לילה, במקרה שלי) לעבודה. זה יתגבר את המוטיבציה שלכם ויגרום לכם לפתוח את השנה החדשה בתחושה הרבה יותר טובה.

• קבלו השראה ועצבו מחדש את סביבת העבודה שלכם
• התמודדות עם "שנת הפיטורין"
• כתיבת תוכנית עבודה רבעונית, חציונית ושנתית
• המדריך להקמת עסק חדש

קרדיט תמונות: David Goehring, , kenteegardin,