דו"ח שנתי, תיאום מס והחזרים: סוגרים את השנה

ב-2011 פורסם כאן את המאמר "עשרה טיפים לסיום מוצלח של שנת הכספים". במאמר רוכזו עשרה טיפים שנועדו לסיים את השנה הכלכלית ברגל ימין, כדי לסייע לנו לתכנן את השנה החדשה בצורה טובה יותר, להפיק לקחים מהשגיאות בשנה המסתיימת, ולעזור לנו לעשות סדר בתהליכים החשובים בארגון. אחד הדברים החשובים, בעיניי, הוא הצורך בפרגון עצמי, שחשוב לכל יזם ולכל עצמאי: אחרי שנה שלמה ומעייפת של עבודה, אנחנו צריכים, חייבים, לקחת לעצמנו הפסקה, לראות את המסלול שעשינו (על בעיותיו ואתגריו, על הצלחותיו וכשלונותיו) – ולדעת לחלק לעצמנו צ'ופרים, חומריים או/ו רגשיים.

בין הטיפים: ליצור דו"ח הכנסות והוצאות מדויק, לחשב את שולי הרווח עבור שירותים/מוצרים ולעדכן אותם, לשלוח את החומרים לרו"ח מוקדם ככל האפשר, להשלים תהליכי גבייה ולסגור חובות לספקים, לבצע מכירות סוף שנה "רוכבות" (לקוחות אוהבים לשרוף את התקציב העודף שלהם, כדי לא לשלם מס הכנסה גבוה מדי), לשפר עמדות מול הבנק וספקים, לא לבזבז יותר מדי כסף באווירת סוף שנה ולסיום, כאמור, החשוב מכל – לדעת לפרגן לעצמכם ולעובדים שלכם, בבונוסים, הטבות וחופשה מפנקת בשבועיים האחרונים של השנה.

עצמאים – וגם שכירים – יכולים לנצל את תקופת סוף השנה לתכנון פיננסי נכון יותר של השנה הקרובה, רצוי בעזרתו של איש מקצוע. זה הזמן לבקש הטבות והקלות מס, אם אפשר, לדאוג לבצע תיאום מס מול הרשויות, ובתקווה לקבל החזרי מס. במצבים מסוימים אפשר לדבר על מס שלילי, שהוא אחד הגביעים הקדושים של יועצי המס, ולצידו גם מהלכים של בנייה וחסכון לטווח רחוק, בעידוד המדינה: הפקדה לקרנות השתלמות, למשל. וכמובן, אם יש לכם מזל ואתם סוגרים את השנה ברווח, כל עוד התאריך לא התחלף אתם יכולים לעשות הוצאות מוכרות נוספות, לרכוש ציוד שישמש אתכם בהמשך ולהוציא כספים עודפים. במידה מסוימת, רשויות המס מעודדות הוצאות כאלו, כשהן תורמות להתפתחות העסק והצלחתו העתידית, והן מזרימות כספים לעסקים אחרים במעגל גדול ושמח של הכנסות והוצאות. מה רע?

מבין כל הדברים שמטרידים יזמים בסוף שנת מס, הוא הדו"ח השנתי – עניין שמאיים על עסקים רבים, בעיקר עסקים קטנים. בשנים הראשונות זה עשוי בהחלט להיות דבר מפחיד, אבל עם הזמן משתפרים ולומדים שזה לא כל כך נורא. למעשה, אם אתם עובדים מסודר, שומרים חומרים בצורה מאורגנת (פחות או יותר) במהלך השנה ומתעדים את הצעדים הכלכליים שלכם, זה יכול אפילו להיות תהליך נחמד שבו תלמדו לא מעט על העסק שלכם וההתנהלות הכלכלית שלכם.

נקודה חשובה לציון: דו"ח שנתי לרשויות המס נתפס אמנם כמשהו פורמלי, שמשמש רק את הרשויות ונועד – כך זה מרגיש, לפחות – בעיקר כדי לעזור לממשלה לגבות מכם יותר כסף. אבל זה ממש לא חייב להיות ככה. דו"ח כספים שנתי הוא מסמך חשוב שמתאר לפרטים את העסק שלכם וניתן ללמוד ממנו הרבה. כדאי לעבור עליו עם איש מקצוע ולנסות להפיק ממנו את המיטב. אל תכניסו אותו למגירה ותשכחו שהוא קיים, הפכו אותו למשהו יעיל ושימושי עבור העסק שלכם. כבר שילמתם עליו לא מעט כסף או/ו עבדתם עליו הרבה זמן – אז מדוע לא להשתמש בו?

המעבר לחשבוניות דיגיטליות, שקורה ברוב העסקים הקטנים, הופך את מלאכת איסוף הנתונים הכלכליים לקלה ופשוטה. ברוב התוכנות והאתרים הייעודיים ניתן להפיק דוחות מקיפים בחיתוכים שונים: דוח מסמכי הכנסות, דוח קבלות, דוח ספציפי ללקוח או למוצר/שירות ועוד. הנתונים האלו – מלבד העובדה שהם חשובים לכתיבת הדוח השנתי ויש להעבירם לרו"ח שלכם בהקדם – עוזרים לכם להבין מה בדיוק קורה בעסק שלכם. הם תמונת מאקרו של שנה שלמה של פעילות, ואפשר לזהות בהם, אם קוראים אותם נכון, דפוסים של שינוי, תגובה של קהל הלקוחות שלכם למצבים שונים בשוק, הצלחה או אי-הצלחה של קמפיינים שיווקיים ומהלכי מכירות ועוד.

לאחר שאספנו את הנתונים האלו, כדאי לכתוב תוכנית עבודה לשנה החדשה. היא יכולה להיות רבעונית, חציונית או שנתית, או גם וגם. תוכנית כזו עושה סדר בתהליכים ומהווה מסגרת נוחה שלתוכה אפשר ליצוק תוכן משתנה לפי הצרכים הנקודתיים במהלך השנה.

עוד דברים שאפשר וכדאי לעשות בסוף שנה:

• לכתוב תוכנית עסקית חדשה או לשדרג את הקיימת. אפשר לעשות את זה עם איש מקצוע או אפילו לבד. הנה מדריך יעיל שיעזור לכם, ואילו בקישור הזה תמצאו דוגמה לתוכנית עסקית מקוצרת שתשמש לכם נקודת התחלה טובה.
• לשפר את כישורי המשא ומתן שלכם. יעזור לכם מאוד בסגירת עסקאות בשנה החדשה.
• להרחיב את הידע שלכם בשיווק ומכירות. גם אם יש לכם עובדים שעושים את זה עבורכם, איש המכירות הכי טוב של העסק הקטן – הוא המנכ"ל.
• לבדוק אם יש לכם מאפיינים והרגלים של יזמים מצליחים. אם לא, כדאי שתתחילו לסגל לעצמכם כמה מהם.
• לקבל השראה: ללמוד מהגופים הגדולים במשק איך משווקים, ללמוד מהגופים הגדולים במשק איך לא משווקים, לשנן, ללמוד וליישם טיפים עסקיים יעילים שאספתם במרוצת השנה.
• למדו איך לפרסם בפייסבוק. זה יעיל (בד"כ) ודי פשוט ליישום. הנה מדריך מקיף להורדה בחינם.
• ללמוד לקבל החלטות טובות יותר.
• לקרוא על יזמים מצליחים ולקבל מהם השראה לעסק שלכם.
• לפתח תחביב חדש ונפלא לשעות הפנאי. ואם אין לכם שעות פנאי – לדאוג שיהיו לכם כאלו. והרבה.
• לקחת פסק זמן. רצוי בפינה מעוררת השראה, שתהיה מקום המפלט שלכם. על הדרך, תוכלו לפתח את היצירתיות שלכם ובאופן כללי לנצל את היכולות שלכם טוב יותר.