איך יודעים מתי נכון להכניס עובד חדש לעסק ובאיזה תפקיד?

זו שאלה ששואלים הרבה: בקבוצות שלי בפייסבוק, במהלך הקורסים שאני מלמד וכמובן - בתהליכי הייעוץ הפרטיים - מתי מגיע הרגע הנכון להכניס עובד או עובדים לעסק? ואיזה תפקידים כדאי לאייש קודם - האם כדאי לקחת עזרה מקצועית (בייצור, למשל), עזרה ניהולית-תפעולית או דווקא עזרה בשיווק? באיזה שכר ובאילו תנאים? והכי חשוב, כיצד יודעים מתי העובד יחזירו את העלות שלהם ויצדיקו את המשכורת שאנו מתכוונים לשלם להם?

ראשית אגיד שסוגיית הכנסת עובד - איזה עובד, באיזה שכר, ובאיזו תדירות - היא עניין שלרוב מצריך ייעוץ פרטני וכל מה שאני כותב כאן הוא בגדר קריאת כיוון כללית ולא המלצה לכאן או לכאן. זה נושא רגיש ביותר שראוי לבדוק עם איש/ת מקצוע שיעבור על ההכנסות מול דפוסי העבודה ותוצרי השיווק, ויעזור לכם לגבש החלטה נבונה על אופי העובד/ת שנכון וכדאי להכניס לעסק שלכם (אם בכלל). עם זאת, יש מספר דברים שכדאי לקחת בחשבון, לפני שפונים לייעוץ.

תמיד מורכב לקבל את ההחלטה להכניס עזרה חיצונית לעסק קטן. גם טכנית, וגם רגשית, זה לא אתגר פשוט. עד שהצלחנו לייצב את העסק ולדאוג להכנסות, פתאום צריך לוותר עליהן לטובת מה שהרבה אנשים רואים כ"נוחות" או אפילו "פינוק". באופן טבעי, זה מפעיל מנגנוני ביקורת עצמית והתנגדות, שלא לדבר על המורכבות הטכנית שגורמת לאנשים למשוך ידם מעשיית הצעד או אפילו בדיקת האפשרות הזו. "חבל לי לבזבז כסף על עבודה שאני יכולה לעשות בעצמי בשעות הפנויות", ו"אין לי מספיק עבודה לתת לעובד/ת", הם שני הטיעונים שחוזרים על עצמם, יחד עם "אין לי מספיק כסף לעובד/ת". 

ובכל זאת, בין אם יש לנו כסף מיותר (למי יש כסף מיותר, למען השם?!) ובין אם לאו, אני אוהב לגשת לשאלה "האם להעסיק עובד, ואיזה" לפי חישוב ה-ROI, הלא הוא Return On investment - ידידי הטוב. ע"י חישוב פשוט אפשר להגיע לאומדנים על האפקטיביות של העובד/ת, וכדאי לערוך סימולציות של ימי עבודה עם סוגים שונים של עובדים - כי תוכלו לקחת עזרה ניהולית, עזרה תפעולית או עזרה שיווקית, ולכל פונקציה כזו תהיה השפעה אחרת לגמרי על צורת העבודה שלכם ועל נפח ההכנסות, בהתאם.

בגדול, כלל האצבע הוא שאם יש לכם עומס ביקושים (יותר מדי לקוחות ופחות מדי זמן לטפל בכולם) אנחנו בד"כ ניקח עובד שתפקידו יהיה 'לשמן' צירים חורקים כדי להגדיל את יעילות העבודה שלנו, מצד אחד, ובהדרגה נעביר אליו עבודות מסוימות ע"מ לפנות יותר שעות לעבודה שלנו מול לקוחות.

נקודת פתיחה טובה היא להפריד בין שעות עבודה מניבות (=שעות של עבודה שמכניסה במישרין רווח) לבין שעות עבודה תומכות (=שעות תפעול, לוגיסטיקה, שיווק וכדומה). לרוב נרצה לפנות "שעות תומכות" לטובת "שעות מכניסות" שבהן אנחנו פוגשים לקוחות.

לדוגמה: לקוחה שלי שעוסקת בייעוץ גובה 500 ש"ח לשעה ומלאה בלקוחות חודשים קדימה. כל שעה שבה היא פנויה לעבוד, אבל לא נותנת ייעוץ (למשל: מתעסקת בניירת, תיאומים, קשקושים ותפעולים) - היא בזבוז. לכן נכון ונבון להביא עובד/ת שיאפשרו לה לעבוד יותר שעות מכניסות ע"י פינוי הלו"ז ממשימות תפעול פשוטות ("שעות תומכות").

זו, כמובן, הדוגמה הפשוטה ביותר.

דוגמה נוספת שמאוד נפוצה בעסקים היא עומס פעילות השיווק. בעיניי זה נובע מחוסר תכנון והיעדר אסטרטגיה שיווקית, אבל אם אתם מוצאים את עצמכם מוצפים בעבודה שיווקית, כנראה שלא בניתם תוכנית נכונה ושאתם (אולי) צריכים להכניס עזרה כדי להתמודד עם הכל. בשלב הזה הייתי ממליץ לגבש תוכנית אסטרטגית (אפשר להיעזר בקורס המקיף שלי לצורך זה) וממנה לגזור את היקפי עבודת השיווק, ואז תוכלו להבין האם תוכלו להכניס עובד/ת לצורך תפעול השיווק שלכם - ובאיזו השקעה.

בשורה התחתונה: ההמלצה הטובה ביותר תהיה לקבל החלטה על הגדלת העסק בעזרת ייעוץ מקצועי - יועץ ארגוני שמתמחה בעסקים קטנים או/ו יועץ אסטרטגי שיש לו הבנה של מערכות רחבות יותר, יכולים להיות הכתובת המתאימה לכך. אני ממש ממליץ שלא לקבל החלטה כ"כ מהותית מבלי להתייעץ על כך מקצועית. עם כל הכבוד לדעות שתקבלו מאנשים, כולל המאמר הזה שלי כאן, אין תחליף למישהו שבודק לעומק את הנתונים הספציפיים לעסק שלכם, ועוזר לכם לשרטט את גבולות הגזרה ואת התהליכים שמתרחשים אצלכם בעסק, ורק על בסיס זה נותן המלצות פרטניות ואישיות. 

מדובר בהחלטה עמוקה ומשמעותית ומוטב להמתין מספר שבועות עד שתגדירו היטב את התפקיד ואת השכר הריאלי (וכמובן, את החזר ההשקעה, ה-ROI הצפוי), מאשר לקחת עובדים לא נכונים ולמצוא את עצמכם בתוך סיטואציה מורכבת, אישית וכלכלית. 

העסקת עובד ראשון בעסק היא תמיד עניין מרגש ומשמח, גם אם מפחיד ומעורר חשש. כמו כל תהליך גדילה, גם כאן הדרך הנכונה לעשות זאת היא להיצמד לאסטרטגיה שלכם, ולבחור את העובדים שישלימו, יעשירו ויקלו על העבודה שלכם.