התוכנית העסקית: קווים לדמותה

עבור רוב העוסקים הקטנים (וגם הגדולים), ההתעסקות הפורמאלית – במסמכים כספיים, דו"חות או תוכניות עסקיות ואסטרטגיות – היא פשוט כאב ראש אחד גדול. כשאנו מקימים את העסק הפרטי (והביתי?) שלנו, אנחנו עסוקים בדרך כלל בלחשוב על דברים קצת יותר מעניינים מאשר דיווחים חשבונאיים כאלו ואחרים, דו"חות וטבלאות, וחוששים מההתרוצצויות והבלגן הגדול שכרוך בפעולות מול מוסדות המדינה.לפעמים החשש הזה מוצדק: בסופו של דבר, יש משהו מעיק בכל הניירות האלה, בעיקר אם גם אתם, כמוני, שונאים כל מה שקשור בחשבונאות לסוגיה ובביורוקרטיה. אבל כשזה מגיע לקריירה שלנו, מגיע השלב שבו צריך להתעמת עם המפלצת אחת ולתמיד, ואולי תופתעו לגלות שכמו בהרבה דברים אחרים בחיים, גם כאן המפלצת הזו לא כל כך נוראה. בדרך כלל.

מאמרים ומדריכים נוספים על תוכנית עסקית

• פתיחת עסק חדש: המדריך המלא ליזמים ועצמאים
• מבנה תוכנית עסקית: מה מכילה תוכנית עסקית טובה?
• מודל עסקי – נעים להכיר
• כל המאמרים בנושא

תוכניות עסקיות להורדה בחינם

• תוכנית עסקית מקוצרת להורדה בחינם
• תוכנית עסקית למסעדה – להורדה בחינם

ראשית חוכמה בשלב התכנון. אם הזדמן מזלכם ואתם נמצאים בשלבי תכנון העסק שלכם, דעו שאתם יוצאי דופן. רוב העסקים, גם המצליחים שבהם, התחילו פחות או יותר אותו הדבר: הם פשוט התחילו. התוכנית העסקית נבנתה תוך כדי תנועה, ובחלק עצום מהמקרים אפילו לא הועלתה מעולם על הכתב. המתפרה הקטנה בדרום ת"א, הפנצ'ריה שמצילה אתכם בסופ"שים מנוקרים והעסק הקטן שמוכר לכם סנדביצ'ים בעבודה, רובם ככולם נולדו מתוך רעיון, וגיבשו-מגבשים-יגבשו את מהלכיהם העסקיים תוך כדי תנועה. מצד אחד, יש בזה משהו מאוד נכון ודינאמי, שמאפשר קלות תנועה ושינויים מהירים בתגובה לשוק. ומצד שני, טמונה בכך הסכנה הגדולה ביותר: בינוניות עסקית.

כן, חייבים להודות בזה כאן ועכשיו: בינוניות היא נאחס אחד גדול, בעיקר כשזה מגיע לדברים היקרים ביותר לליבנו. אין שום סיבה שמפעל החיים שלכם, המיזם העסקי, הבייבי החדש שלכם, לא יצא לדרך ברגל ימין. האמינו לי, מדובר בטעות, שאשמח אם בניגוד אלי, לא תעשו בעצמכם. הכל התחיל מתישהו בין 1998 ל-1999 (תלוי איך סופרים), אז הקמתי את החברה הראשונה שלי, בעודי חייל בצה"ל, בעקבות רעיון יצירתי שעורר עניין בקרב כמה משקיעים פוטנציאליים. מטבע הדברים הייתי יזם צעיר וחסר כל ניסיון, ויצאתי לדרך חמוש בקילוגרמים של אמביציה, טון של מוסר עבודה, וקצת זמן פנוי. עם השנים, החברה שלי שינתה צורה כמה וכמה פעמים, אך במשך רוב הזמן חששתי מפני המהלך הגדול האמיתי ושמרתי על הביצים בכמה סלים באמצעות עבודה כשכיר.

כך, העסק הקטן שלי המשיך להתקיים, אבל לא בדיוק גדל ולא ממש התבגר, והכל נשאר איפושהו במקום החמים והנעים של האמצע. רק עשר שנים אחרי, היה לי האומץ לקחת את הביצים ולשים אותן קרוב אלי. הקמתי לי משרד רחוק מהעיר הגדולה, לקחתי פסק זמן, יצרתי קשר עם חברים ובניתי לעצמי תוכנית עסקית רחבה שמכסה כמעט כל פינה אפשרית. זה לקח כמה חודשים טובים (אני קפדן, סולידי, וקצת איטי כשזה מגיע לפרוצדורות, כבר אמרנו?), אך בסופו של דבר היה מונח בפניי מסמך ששווה מיליונים – אבל אך ורק בשבילי – התוכנית העסקית הפרטית והאינטימית שלי. כשם שאף אחד אחר לא יוכל להרוויח ממנה יותר מדי, כך גם התוכנית העסקית העתידית שלכם צריכה להיות תפורה בדיוק ובקפדנות לצרכים שלכם. אחרת, מה הטעם?

לתוכנית העסקית כמה יתרונות ברורים. ברשותכם, הנה אלו שאני מוצא כחשובים ביותר, כרגיל בנקודות:

• ריאליזם מפוכח. רוב היזמים שיוצאים לדרך בגישת ה"נזרום, נראה", לא בדיוק מכירים את השוק אליו הם פונים. בחלק מהמקרים, הם כלל לא יודעים במדויק מיהו קהל היעד שלהם. התוכנית העסקית מאפשרת למקד את המוצר/שירות בקהל/י היעד הרלוונטי, ונותנת הערכה זהירה על פוטנציאל העסק: מיפוי מתחרים, קשיים עתידיים, פוטנציאל הרווח, מהות השוני והייחוד של החברה/מוצר, פירוט הצורך העסקי וכו'. כשהיא בנויה טוב, התוכנית העסקית שלכם היא מפת דרכים נפלאה, שתעזור לכם להעריך את סיכויי ההצלחה שלכם יותר מכל שמאי עסקי או קוראת בקלפים.
• זיכרון גורלי. כולנו שוכחים את מיליון ואחת ההוצאות הקטנות שמתחבאות בכל משרד או עסק קטן. הוצאות משפטיות, בין אם קבועות ובין זמניות, הן חלק בלתי נפרד למשל מעסקים דוגמת מוציאים לאור, נותני שירותים רפואיים/אלטרנטיביים וכו'. בהוצאות משפטיות אני מכליל גם ביטוחים מקצועיים ומשפטיים, שיגנו עליכם מפני תביעה אפשרית. בהרבה מאוד תחומי עיסוק, לביטוח היחסית זול הזה יש תפקיד קריטי בהגנה עליכם, על מפעל החיים שלכם, על הנכסים ויותר מכל – על קרוביכם ובני משפחתכם – בכל צרה משפטית כזו או אחרת. גם הוצאות הרכב שלכם עשויות להיות מהותיות, כשפתאום תתחילו להתרוצץ בין לקוחות. כנ"ל הוצאות התקשורת (טלפונים נוטים להפוך ליקרים כשאתם מדברים עם לקוחות כל היום…), פרסום וכדומה. התוכנית העסקית, בהנחה והיא אכן תקינה וטובה, תזכיר לכם פעם אחר פעם מה ההוצאות הקבועות והמשתנות שלכם, ותיתן מבט רחב על העתיד הכלכלי כמו גם על שינויים נדרשים במרוצת הזמן.
• אני מאמין. התוכנית העסקית היא בראש ובראשונה הצהרת הכוונות של העסק, והגדרה קצרה ועד כמה שיותר בהירה וקולעת למטרותיו, יעדיו, דרכי פעולתו, ניהולו והתנהלותו. היא מאפשרת לכם לחדד את ההגדרות האלה בינכם לבין עצמכם, ובין השותפים העסקיים השונים אם ישנם כאלה. לא תאמינו כמה חילוקי דעות בין שותפים מתגלים תוך כדי עבודה על התוכנית העסקית, וכבר קרו מקרים בהם שותפויות התפרקו בשל מחלוקת קריטית שהתגלתה תוך כדי כתיבת מסמך העקרונות. אלמלא מסמך זה, היזמים היו מגלים את הפערים העצומים בתפישת העולם שלהם רק עמוק אל תוך העסקים המשותפים – או אז קשה היה בהרבה לנתק אותם ולבטל את השותפות, כפי שנדרש במקרה הזה.
• בלת"מים מתוכננים. יש דבר כזה? כמובן שלא. מעצם הגדרתו, אירוע בלתי-מתוכנן הוא משהו שלא יכולתם לצפות בוודאות מראש. אבל בחלק מהמקרים, ישנם בלת"מים מסוימים הניתנים לחיזוי. למשל: כשאתם מתחילים לכתוב תוכנית עסקית, ומנסים לגבש הערכת זמנים לביצועה, כדאי שתקחו בחשבון בלת"ם של כ-10 ימים, לפחות, על "בירורים". לפעמים תצטרכו להשיג אישורים שונים, מסמכים או סתם לשבת ולתחקר את השוק שבו אתם מתחרים. הזמן הזה הוא "בלתי צפוי צפוי" – זאת אומרת כזה שניתן לחזות אותו מראש, גם אם באופן גס ביותר. הכניסו אותו לתוכנית העסקית שלכם, והיו מוכנים ליום סגריר. בשעת הצורך, אפשר לגזור ממנו מסמכי מגירה שיעזרו לכם להתמודד במהירות עם סיטואציות צפויות כמו הופעת מתחרה חדש, שינוי בתנאי השוק וכו'. בזמני מצוקה, קל יותר להיצמד לתוכנית ולחשיבה ארוכת טווח, מאשר להתחיל הכל מבראשית בתוך הכאוס. במקרים כאלו, תוכנית עסקית טובה יכולה להיות מצילת העסק שלכם – ובטח שהיא תשפר גם את שפיותכם בתקופה קשה כל כך.
• פיתוח עתידי. תוכנית עסקית מהודקת מכילה גם מבט מפוכח ואופטימי אל עבר העתיד. אם היא באמת טובה, היא תכלול גם המלצות לגבי איך להגיע לשם. אם היא מצוינת, היא גם תצליח לעשות זאת, אפילו כשתנאי השוק ישתנו או כשהזירה שלכם תהפוך למעט יותר מורכבת, כפי שקורה באופן תמידי במרוצת השנים. היא מכינה אתכם ליום סגריר, אך גם למקרה של הצלחה: כל שותף עתידי או משקיע, ובחלק המקרים גם לקוח כזה או אחר, ישמח לראות שלעסק עמו הוא מתקשר יש קו פעולה מאוד ברור ומוגדר.
• אצבע על הדופק. כתיבת תוכנית עסקית מתחילה, לשיטתי, בהנדסה הפוכה של תוכניות עסקיות של המתחרים הישירים והעקיפים שלכם. באמצעות למידת המתחרים, אפיקי הפעילות שלהם, אופן הפעולה שלהם, דרכי ההתמודדות שלהם והאופן שבו הם משיגים לקוחות ופרויקטים, תוכלו ללמוד המון: גם איך לעשות את הדברים, וגם, וזה לא פחות חשוב, איך לא לעשות אותם. תוכנית עסקית אולי תושיב אתכם על התחת לכמה ימים כדי ללמוד את המתחרים (בהנחה ואתם כותבים אותה בעצמכם) אבל היא תאפשר לכם להיות הרבה יותר חכמים מהם, בסיום התהליך. פרייסלס.
• זה קל וכיף. וזו הסיבה האמיתית לכתיבת תוכנית עסקית. היא פשוט תענוג אחד גדול. אין משהו יותר מעניין, מהנה ובריא לעשות עם העסק הקטן שלכם (בייבי, כבר אמרנו?) מאשר לתכנן לו את העתיד. בניגוד לילדים, שנוטים לפתח חיים משל עצמם חרף נסיונות הוריהם למנוע זאת (…) לעסקים יש נטייה נפלאה להגיב אלינו ולעשות בדיוק מה שאנחנו רוצים מהם. זאת, כמובן, שהשקענו בחינוכם וגידולם כבר כשהם היו ברחם. ואם נעזוב לרגע את המטאפורות הקלישאתיות, אפשר לומר בפשטות: כיף לכתוב תוכנית עסקית כי היא מאפשרת לכם להגדיר – לתאר – ולהסביר כיצד אתם הולכים להוציא אל הפועל את החלום הגדול שלכם.

בסופו של יום, התוכנית העסקית הנה הדרך המוצלחת ביותר לעשות כיף גדול ובו בזמן להגביר את סיכויי ההצלחה שלהם לנהל עסק טוב ומתפתח. אם תעשו אותה בעצמכם היא תצריך כמה ימי עבודה, אבל תחסוך הרבה במרוצת הזמן. אם בחרתם בחברה / גוף עסקי כזה או אחר לכתיבת התוכנית עבורכם, התעקשו להיות חלק בלתי-נפרד מהתהליך, ודרשו כתיבת תוכנית מדויקת וייעודית עבורכם. רוב נותני השירותים מתבססים על תבניות קיימות, ועם כל הכבוד, העסק שלכם זקוק להרבה יותר מאשר "העתק והדבק" ממסמך רגיל שמשוכפל שוב ושוב. עשו לעצמכם, ולעסק שלכם, טובה גדולה והשקיעו בתוכנית העסקית שלכם. כשמה כן היא – התוכנית לפיה יפעל העסק שלכם – ואם היה תהיה טובה ונכונה, אין סיבה שלא יהיה לה את כל הפוטנציאל להצליח.