איך לנהל פרויקט בצורה יעילה בעסק הקטן

בשנים שבהן עבדתי ב-ynet ובשידורי קשת כמנהל פרויקטים ומנתח מערכות (כאן תוכלו לקרוא עוד על הרקע המקצועי שלי), למדתי לא מעט – הן בעבודה מעשית בשטח, והן במסגרות והכשרות מקצועיות שונות – על ניהול פרויקטים. נחשפתי למתודולוגיות מורכבות שמפרקות כל פרויקט למרכיבי הליבה והיסוד שלו, מסבירות כיצד להציב יעדים ולהעריך את התוצרים, לבנות לוחות זמנים מדויקים ולעדכן אותם בזמן אמת, ועוד.

• קראו עוד: איך לקבוע מטרות עסקיות וכיצד לממש את היעדים שלנו בעסק
• וגם – כל מה שרציתם לדעת על ניהול זמן וכן העזתם לשאול

באותה תקופה האמנתי, ובמידה מסויימת אני עדיין מאמין, שתכנון הוא הבסיס לכל פרויקט מצליח. שעל ידי חשיבה נכונה ועבודה מקדימה, נוכל לצמצם משמעותית את הסיכונים בפרוייקט, נדע כיצד למקסם את הפוטנציאל שלו, ונגיע לתוצרים הטובים ביותר, בעלות (זמן, כסף) הנמוכה ביותר שאפשר.

אחד המודלים החביבים עלי לניהול הוא מודל הפרויקטים של ה-PMI, ר"ת של Project Management Institute, אחד מגופי הגג של מנהלי הפרויקטים בעולם ומי שעומד מאחורי שיטת PMI המורכבת (למדי) לייזום, תכנון, ביצוע וניתוח פרויקטים. עם זאת, מדובר במודל מורכב מדי, שרלוונטי בעיקר לארגונים בינוניים וגדולים, ופחות מתאים לעסק הקטן שבו עובד אחד או שניים. לכן יצרתי על פי מודל ה-PMI מודל קטן ואלגנטי יותר, שמשמש אותי לפרויקטים שאני מנהל ושאותו אני מלמד את לקוחותיי המנהלים עסקים קטנים.

במודל זה (בדומה למודל המקורי) יש חמישה שלבי ליבה: ייזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה ושלב הסגירה. חלק מהשלבים יכולים להתקיים במקביל זה לזה, בעיקר בפרויקטים קטנים, יהיה מתבקש לשלב את הייזום עם התכנון, ואת שלב הביצוע עם המעקב והבקרה. הנה פירוט לגבי כל אחד מהשלבים, ומה הוא כולל. הוא יכול לשמש אותנו למגוון רחב של פרויקטים, מכתיבת תוכנית עסקית ועד פיתוח נוכחות אינטרנטית מקיפה לעסק שלנו.

שלב הייזום

זהו שלב ה"דגירה" של הפרויקט, שבו מוגדרים מרכיביו הראשוניים. מדובר בעיקר במפרט שמדבר על סביבת הקיום של הפרוייקט (למשל: מוצר חדש שאנו רוצים להשיק, שירות נוסף בעסק, הקמת אתר אינטרנט וכן הלאה). אני ממליץ שגם אם מדובר בפרויקט אישי או הגדרת יעדים ומטרות פרטיות, תמצאו את השיטה שתעזור לכם לנהל את העניינים ולהבטיח שתגשימו את היעדים שלכם בצורה היעילה ביותר.

השלב הזה מכיל התייחסות לבעלי עניין – הגורמים/אנשים/גופים שעשויים לתרום לפרויקט (לקוחות, ספקים, עובדים) ולצידם הגורמים שעלולים לפגוע בהצלחת הפרויקט (מתחרים בעיקר, בעיות תוך ארגוניות וכו'). בשלב הזה, בחלק מהמקרים, נרצה לפנות לבעלי העניין החיוביים ולשתף אותם בעיקרי הפרויקט כדי לראות האם ירצו לסייע לנו בפיתוחו והוצאתו אל הפועל.

כעת ניצור מסמך ייזום שבו הנקודות העיקריות שעליהן לעסוק בפרויקט שלנו. נגדיר את (א) מטרת הפרויקט והנחות הייסוד בבסיס הפרויקט, (ב) תכולת העבודה, (ג) אילוצים ואבני דרך, לרבות שלבים בפרויקט, (ד) בעלי העניין (מהסעיף הקודם), (ה) הנושאים הפתוחים שאין לנו ודאות לגביהם (תקציב, לוחות זמנים, נושאים טכניים הדורשים בירור וכדומה).

לאחר שסיימנו את המסמך נוכל לצאת לדרך ולהתחיל ליישם את הפרויקט, בעצמנו, או יחד עם השותפים שגייסנו לתהליך.

שלב התכנון

למעשה, שלב הייזום הוא הבסיס של התכנון. כעת נתמקד בנושאים היותר פרקטיים שבהם הפרויקט עוסק. אני ממליץ להקדיש לחלק זה לפחות 20% מהזמן והמשאבים הנוספים שאנו מקצים לפרויקט כולו. ככל שנתכנן את הדברים בצורה טובה יותר, כך נוכל ליישם אותם טוב יותר בהמשך.

בשלב זה עלינו לטפל בנושאים הבאים:

1. הגדרת המדדים להצלחת הפרויקט – תאריכי יעד, תקציבים וכדומה.
2. בניית מסמך תכולה שקובע את כל המרכיבים השונים בפרויקט. ניתן לארוז את קבוצת משימות כ"חבילת עבודה" לפי שיטת ה-PMI וזאת ע"מ לפרק את התהליך לפעילויות אטומיות קטנות יותר, שקל לנהל ולפקח. מנהלי פרויקטים אוהבים להציב את החבילות האלו בתוך מטריצת WBS, אבל זו כבר השריטה הפרטית שלנו.
3. זיהוי הקשר בין המשימות: איזו משימה לא יכולה להתחיל לפני שהקודמת מסתיימת? אילו משימות ניתן לבצע במקביל? איפה יש לנו צווארי בקבוק וזמנים מתים בהמתנה בין שלבים? איפה השליטה נמצאת בידיים שלנו – ואיפה היא הולכת לאיבוד? זהו את כל הקשרים והאינטראקציות בין המשימות כדי לפשט את התהליך ולבדוק שהוא מאורגן היטב ומסודר בצורה כזו שתכווץ ככל האפשר את הלו"ז ולא תגרור חריגות תקציב/זמן. המהדרין ייצרו בשלב זה גם מסמך זיהוי וניתוח סיכונים הכולל תוכנית מניעה וכן נוהל שינויים (להכנסת שינויים בלו"ז או/ו בתכולה).
4. הקצאת משאבים: בשלב הזה נגדיר לכל חבילת עבודה משאבים – כוח אדם, כסף, זמן.
5. שלב הבדיקה שבו נעבור על כל המידע שאספנו עד כה, נוודא שהתוכנית עומדת באילוצים ונחבר את כל המסמכים (הקצרים!) לכדי תוכנית עבודה בסיסית מסוג Baseline (במילים פחות מפוצצות: תוכנית עבודה קצרה וכזו שנותנת במבט אחד סקירה על כל שלבי הפרויקט ולוחות הזמנים).

שלב הביצוע והבקרה

אחרי כל התכנון, הגיע הזמן לקפוץ למים ולהתחיל ליישם את הפרויקט. צריך ליצור לעצמנו ולאנשים שעובדים איתנו מתווה שבו נאסוף דיווחי התקדמות וסטטוס משימות, לזהות בזמן אמת פערים בין התוכנית (על הנייר) והמימוש (בפועל), ולבדוק אם, וכיצד, זה משפיע על ביצועי הפרויקט.

כאן נהוג להפריד את הביצוע משלב המעקב והבקרה, אבל אני נוהג לחבר בין השניים (אלא אם מדובר בפרויקט שבו אני מנהל יחיד ועבודתי הבלעדית היא לנהל את העבודה). בפועל, שלב הבקרה הוא חלק משלב הביצוע ויש להתייחס בו לכל הביצועים של הפרויקט, לשמור על קשר עם הספקים (לא לתת לספק שבונה את האתר "להיעלם" או לגרפיקאי שכביכול סיים את עבודתו לזלוג אל תוך הצללים, מבלי שאתם בטוחים ב-100% שאינכם זקוקים עוד לשירותיו) ולדאוג שהכל מתקתק. אם מדובר בפרויקט חיצוני שאתם עושים עבור לקוח, זהו שלב קריטי, שבו עלינו לדווח באופן קבוע ללקוח על התקדמות הפרויקט, להציף בעיות בזמן אפס, ולקבל את אישורו על כל שלב ושלב לפני שממשיכים הלאה. כך נמנעות אי הבנות וטעויות נגררות שאחר כך קשה מאוד לתקן.

שלב סגירת הפרויקט

ברכותינו, הגענו לסוף, עבדנו, עמלנו, וכעת הפרויקט מוכן לצאת לדרך. זה הזמן שבו עלינו לעבור על תוכנית העבודה, לבדוק כל אחד מהשלבים, ולראות שכל המשימות אכן בוצעו בהצלחה. יש לבצע בקרת איכות (QA) על התוצרים ולבדוק שאין לנו דברים לא תקינים או לא עובדים, או שעדיין נשארו כמה פינות פתוחות. אם הפרויקט נעשה מול לקוח, זה הזמן לכנס פגישה ולעבור על התוצרים, להעביר הדרכות ומסירה מסודרת ולסגור את הפרויקט ע"י חתימת הלקוח על מסמך קבלה רשמי של התוצרים ואישורם.

כאן כדאי לערוך "תחקיר" קצר על הפרויקט, מעין פוסט מורטום של התהליך: מה עבד? מה לא? מה זרם טוב? מה היה תקוע? איפה היו כשלים שיכולנו לחזות ולשפר? היכן היו הפתעות, לטוב או לרע? נאסוף את כל המידע הזה לשימוש עתידי ועל מנת לשפר את הביצועים שלנו כמנהלי הפרויקט. אם מדובר בעבודה מול צוותים (בארגונים גדולים, למשל) כדאי להוציא גם דו"ח סיכום לכל גורם מעורב, וכמובן, לבצע פגישות אישיות עם גורמי מפתח בפרויקט, על מנת לקבל את חוות הדעת שלהם על הפרויקט והתנהלותו.

וכאן, ממש כפי שממליצים ב-PMI – זה הזמן לערוך מסיבה!

מי צריך ניהול פרויקטים?

זו נשמעת חתיכת טרדה, כל הניהול הזה. אני הראשון להודות שלפעמים קל לטבוע בהררי המשימות שקשורות לדברים טכניים בפרויקט ולא לתכלס, המעשי והחשוב. אבל לא משנה כמה ניסיתי לקצר תהליכים, וכמה חשבתי שזה מטופש לעשות שלב כזה או אחר, פעם אחר פעם גיליתי שהעבודה המסודרת – בין אם לפי השיטה הזו, ובין אם לפי שיטות אחרות – הופכת את כל הניהול לפשוט וקל יותר, מונעת מצבי לחץ מיותרים, מצמצמת נזקים ותקלות, ובעיקר, עושה את העבודה להרבה יותר יעילה וכייפית.

בין אם אתם מקימים עסק חדש או מתכננים את טקס החתונה שלכם (כן, זה בהחלט פרויקט!), אני ממליץ לנסות ולמצוא את שיטת ניהול הפרויקטים המתאימה לכם, שתעשה לכם סדר בעניינים ותאפשר לכם לנהל את הפרויקט שלכם בקלות ובכיף כל הדרך אל הבנק (או החופה).