צרות של עשירים: איך להגדיל עסק בלי להסתכן ובלי להיגרר לבעיות מיותרות

נוטים לחשוב שרק עסקים במשבר מגיעים לייעוץ, אבל זה לא תמיד כך. למעשה, חלק גדול מהלקוחות שלי הם בעלי עסקים מצליחים, שמרגישים שהם מפספסים משהו ורוצים להגדיל את העסק: פוטנציאל גדול יותר, רווח משמעותי יותר או יציבות פיננסית ועסקית לאורך זמן. למעשה, זהו אחד האתגרים שאני אוהב במיוחד – איך לוקחים עסק קטן ועוזרים לו לגדול בצורה חכמה ויעילה.

• עוד בנושא: הסיפור שיגרום לכם להפסיק לקנא ב"צרות של עשירים"

כשאנחנו ניגשים להגדיל עסק מסוים, אנחנו מבינים מהר מאוד שמדובר בסיפור הרבה יותר מורכב מכפי שזה נראה מהצד. כשאני מספר לאנשים שיש לי "יותר מדי" פרויקטים ושאני מפעיל מנגנון סינון ונאלץ לדחות לקוחות, הם חושבים שהשתגעתי ואומרים "מה הבעיה, פשוט קח עוד עובדים". אבל זה לא כל כך פשוט.

למעשה, ביקושים גדולים – או בקיצור – יותר לקוחות, פרויקטים ומתעניינים מכפי שאנחנו יכולים להכיל במבנה כוח האדם הנוכחי – הם בעיה משמעותית לעסקים קטנים. אם ניקח למשל חברת פיתוח שיש לה יותר ביקוש להקמת אתרים מכפי שהיא יכולה לקלוט, בגלל חוסר משאבי כוח אדם. אם החברה תוסיף מתכנת לצוות, היא תגלה עד מהרה שצריך לנהל אותו, מה שייצור עומס על המנהלים ולא פעם יוריד מהאפקטיביות של הארגון. בד"כ, חברה כזו תצטרך להעסיק גם מעצב גרפי בנוסף, או להרחיב את חוזה ההעסקה של המעצב הנוכחי אם הוא לא עובד במשרה מלאה. כנ"ל לגבי איש QA ומנהל תיקי לקוחות, שנצטרך לשכור במשרה חלקית או מלאה לפי ההיקפים הגדולים יותר.

כך שבמקום "רק להביא מתכנת" אנחנו מתחילים להתרחב יותר מכפי שתכננו. רצינו להגדיל את העסק לאט, וקיבלנו בלאגן: בבת אחת, הצטרפו 2-3 משכורות לתקציב החודשי, מה שטוב ויפה בתקופות של עומס – אבל מה עושים במקרה שהלחץ ירד ושיש חוסר לקוחות, אבטלה סמויה אצל העובדים, ועד מהרה ההוצאות עולות על ההכנסות? במקרה כזה, חברות מעדיפות להעסיק איש מכירות, שיביא עוד עבודה לצוות. וכמעט אוטומטית הפכנו מחברה של 2-3 עובדים חברה של 6+ עובדים.

לא תאמינו כמה פעמים ראיתי את התרחיש הזה מתממש לנגד עיניי.

במקרים רבים, גדילה מהירה מדי של העסק, כפי שתארתי כאן, היא בעיה משמעותית: אם אנחנו מתחילים להגדיל את העסק בלי לתת לדברים זמן להתייצב ולהתגבש, אנחנו עלולים למצוא את עצמנו עייפים, שחוקים ובעיקר מתקשים לנהל את כל האופרציה שפתאום צצה לנו. זה מצב מאוד מסוכן לעסק וליזמים העומדים בראשו.

אז מה עושים? איך כן אפשר להגדיל עסק קיים בצורה איטית יותר ויציבה יותר?

בראש ובראשונה עלינו לתכנן – הכל, יסודית – ולבנות את הפעילות העסקית על בסיס תרחישים עתידיים. תכנון באמצעות תרחישים הוא אחד הכלים הטובים כשאנחנו ניגשים להגדיל עסק (ובכלל). בתהליך כזה אנחנו כותבים על נייר את התרחישים החיוביים והבעייתיים אלו לצד אלו, ובוחנים איזה מבנה ארגוני יוכל לאפשר לנו להתמודד עם כולם בצורה הטובה ביותר.

תכנון כוח אדם טוב מתבסס על יציבות, ואותה אפשר להשיג דרך חוזים ארוכי טווח והבטחת תקציבים. זה לא עניין פשוט, אבל אם שמים עליו את הדגש ומשקיעים בו מאמצים, אפשר לייצב את ההכנסות וכך להגדיל את העסק בביטחון יחסי.

איך זה עובד? עושים עבודת שטח עם לקוחות קיימים וחדשים (לשם כך כדאי שתהיה לכם רשימת לקוחות יעילה, כמובן), חותמים על חוזי שירות ארוכי טווח, חותרים לבסס מערכות יחסים של 6+ חודשים עם לקוחות. לצד זה, אפשר לחלק את התשלומים על פרויקטים קיימים על פני תקופה ארוכה יותר: בתקופות טובות, השתמשו בתזרים הקיים שלכם כדי לתת ללקוחות קו אשראי ותנאי מימון אטרקטיביים. עסקים רבים יעדיפו לפצל עסקאות לכמה שיותר תשלומים, ואתם יכולים להבטיח שתקבלו סכום של כסף מדי חודש – גם אחרי שהפרויקט עצמו יסתיים. מניסיוני, תשלומים גדולים יוצרים תנודות גדולות מדי על התזרים, ועדיף לכוון את הדברים כך שתהיה הכנסה ממוצעת על פני תקופה ארוכה יותר מאשר תשלומים פתאומיים גדולים ולאחריהם תקופות יובש.

בשורה התחתונה, כשאנחנו ניגשים להגדיל עסק אנחנו צריכים לתכנן את הצעדים שלנו בקפידה. לקחת בחשבון מרכיבים כמו יציבות, המשכיות, וכמובן – התייחסות לתרחישים עתידיים. יש להיצמד לתזרים ולגידול הצפוי, ללקוחות חדשים שרק מחכים שתקלטו אותם ובמקביל ליזום חוזים ארוכי טווח שיגבירו את היציבות הפיננסית ויבטיחו שתוכלו לשלם את המשכורות שיצטרפו להוצאות הקבועות שלכם.

זהו אחד השלבים המרגשים בחייו של כל עסק, ולכן חשוב ביותר לעשות אותו ביסודיות ובחוכמה. אם אתם מסתבכים, חוששים, מוטרדים או סתם לא בטוחים איך לגשת למשימה, במקום להתלבט או לדחות את הצמיחה שלכם, אל תהססו להיעזר באיש מקצוע שיעזור לכם להתמודד עם האתגר ולצלוח אותו בהצלחה ואפילו בכיף.

צריכים עזרה? רוצים סיוע? זקוקים להכוונה? צרו קשר ואשמח לעזור ?

קרדיט תמונות: Caleb Roenigk, Some rights reserved